El Rol Del Oficinista
Páginas: 6 (1489 palabras)
Publicado: 3 de marzo de 2013
Rol del oficinista
La oficina es el centro de coordinación de la empresa comercial moderna, donde la información se procesa con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para poder tomar decisiones. La oficina propiamente dicha está organizada por un grupo de personas dotadas de cualidades necesarias para dirigir, controlar y coordinar ciertas actividades en el áreamercantil.
El tamaño de una oficina y la complejidad de las labores que en ella se realizan varían de acuerdo con el volumen y la diversidad de lo negocios de una empresa. Un empleado de oficina eficiente debe estar preparado para desempeñar una variada combinación de funciones. Es indispensable que posea conocimientos, destrezas y aptitudes que le ayudaran a conseguir, desempeñar y conservar unbuen empleo en la oficina moderna.
La variedad de ocupaciones que hay en una oficina moderna se pueden clasificar como labores de secretaría, mecanografiado, contabilidad, procesamiento de datos, comunicaciones, distribución de mensajes, archivos, manejo de maquinas de oficina y otras tareas generales de la oficina.
Un buen empleado de oficina debe saber cuál es la forma apropiada de escribirbuenas cartas comerciales, así como la manera de mas indicada de tratar al público, como atender el teléfono, como llevar registros bancarios y financieros de una oficina, cómo seleccionar los métodos mas apropiados de viaje y transporte, como usar varios tipos de máquinas de oficina y, por sobre todo, cómo mantener las buenas relaciones con los empleados y supervisores, clientes o público engeneral.
Cuando una persona sea empleada en una oficina, la asignación del trabajo específico dependerá de los conocimientos y destrezas que haya adquirido a través de sus estudios.
En una empresa, en una industria, en la administración pública, en la investigación científica, como en otros innumerables campos del mundo empresarial, la oficina es el lugar donde se procesa y asegura elfuncionamiento de las actividades administrativas de una organización empresarial.
Características:
Para que exista una verdadera oficina, debe estar constituida:
1. Un personal (secretarias, contabilista, archivistas, etc.) como recursos humanos, y
2. Por la existencia de muebles y equipos como recursos materiales.
El mobiliario necesario para el funcionamiento de una oficina: escritorios,sillas, archivadores, estantes, etc. Además, material de oficina como papel, engrapadoras, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, ganchos, etc.
Actividades del oficinista:
Seria muy complejo enumerar las obligaciones y responsabilidades del oficinista; sin embargo de acuerdo al tipo de empresa podemos señalar algunas actividades entre las múltiples ocupaciones que necesita una oficina.
1.Tomar dictado y transcribir: consiste en tomar esos textos en forma de cartas, telegramas, memoranda, informes, etc.
2. El oficinista revela su talento en la presentación del texto de la carta, del memorándum. En la información despachada reviste fundamental importancia que el texto esté bien mecanografiado, dispuesto de modo atractivo, que no haya errores gramaticales y ortográficos o decontenido y que el vocabulario sea amplio y bien elegido.
3. Redacción de la correspondencia: Se refiere a la redacción de cartas y otros mensajes; es una actividad de rutina que expresa la capacidad e inteligencia del oficinista, la cual es sumamente apreciada por la parte gerencial.
4. Manejo de la correspondencia: Manejar la correspondencia que se recibe no es tarea fácil, ni rápida. Poner elsello con fecha y hora de llegada, subrayar, anotar (lo cual implica verificar y averiguar) y clasificar son tareas que deben cumplirse rápidamente. También se despacha todo el material elaborado y firmado como las demás cosas que hayan sido preparadas para su envío.
5. La atención al teléfono: El teléfono suena cada momento, pues se trata de un medio utilizado ampliamente en cualquier...
La oficina es el centro de coordinación de la empresa comercial moderna, donde la información se procesa con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para poder tomar decisiones. La oficina propiamente dicha está organizada por un grupo de personas dotadas de cualidades necesarias para dirigir, controlar y coordinar ciertas actividades en el áreamercantil.
El tamaño de una oficina y la complejidad de las labores que en ella se realizan varían de acuerdo con el volumen y la diversidad de lo negocios de una empresa. Un empleado de oficina eficiente debe estar preparado para desempeñar una variada combinación de funciones. Es indispensable que posea conocimientos, destrezas y aptitudes que le ayudaran a conseguir, desempeñar y conservar unbuen empleo en la oficina moderna.
La variedad de ocupaciones que hay en una oficina moderna se pueden clasificar como labores de secretaría, mecanografiado, contabilidad, procesamiento de datos, comunicaciones, distribución de mensajes, archivos, manejo de maquinas de oficina y otras tareas generales de la oficina.
Un buen empleado de oficina debe saber cuál es la forma apropiada de escribirbuenas cartas comerciales, así como la manera de mas indicada de tratar al público, como atender el teléfono, como llevar registros bancarios y financieros de una oficina, cómo seleccionar los métodos mas apropiados de viaje y transporte, como usar varios tipos de máquinas de oficina y, por sobre todo, cómo mantener las buenas relaciones con los empleados y supervisores, clientes o público engeneral.
Cuando una persona sea empleada en una oficina, la asignación del trabajo específico dependerá de los conocimientos y destrezas que haya adquirido a través de sus estudios.
En una empresa, en una industria, en la administración pública, en la investigación científica, como en otros innumerables campos del mundo empresarial, la oficina es el lugar donde se procesa y asegura elfuncionamiento de las actividades administrativas de una organización empresarial.
Características:
Para que exista una verdadera oficina, debe estar constituida:
1. Un personal (secretarias, contabilista, archivistas, etc.) como recursos humanos, y
2. Por la existencia de muebles y equipos como recursos materiales.
El mobiliario necesario para el funcionamiento de una oficina: escritorios,sillas, archivadores, estantes, etc. Además, material de oficina como papel, engrapadoras, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, ganchos, etc.
Actividades del oficinista:
Seria muy complejo enumerar las obligaciones y responsabilidades del oficinista; sin embargo de acuerdo al tipo de empresa podemos señalar algunas actividades entre las múltiples ocupaciones que necesita una oficina.
1.Tomar dictado y transcribir: consiste en tomar esos textos en forma de cartas, telegramas, memoranda, informes, etc.
2. El oficinista revela su talento en la presentación del texto de la carta, del memorándum. En la información despachada reviste fundamental importancia que el texto esté bien mecanografiado, dispuesto de modo atractivo, que no haya errores gramaticales y ortográficos o decontenido y que el vocabulario sea amplio y bien elegido.
3. Redacción de la correspondencia: Se refiere a la redacción de cartas y otros mensajes; es una actividad de rutina que expresa la capacidad e inteligencia del oficinista, la cual es sumamente apreciada por la parte gerencial.
4. Manejo de la correspondencia: Manejar la correspondencia que se recibe no es tarea fácil, ni rápida. Poner elsello con fecha y hora de llegada, subrayar, anotar (lo cual implica verificar y averiguar) y clasificar son tareas que deben cumplirse rápidamente. También se despacha todo el material elaborado y firmado como las demás cosas que hayan sido preparadas para su envío.
5. La atención al teléfono: El teléfono suena cada momento, pues se trata de un medio utilizado ampliamente en cualquier...
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