El uso correcto del email

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  • Publicado : 6 de septiembre de 2010
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El e-mail se está convirtiendo en el medio de comunicación personal y de trabajo más común. Esta comunicación refleja su imagen.

En el ambiente laboral, el correo electrónico se ha expandido detal modo que amenaza con hacer desaparecer cualquier otra forma de comunicación interna.

La razón de esta rápida proliferación es obvia: el mismo mensaje se puede enviar simultáneamente a todas laspersonas interesadas; se puede atender el correo electrónico en cualquier rato libre, ya sean las tres de la tarde o las tres de la madrugada;

Además, combina la inmediatez de la comunicación oralcon la permanencia de la comunicación escrita.

Sin embargo, se ha tomado su uso muy informal,
Un estudio de PalmOne indica que la falta de una guía de comportamiento ante el correo electrónicohace perder mucho tiempo y trae conflictos.

Por lo que no está de más platicar de algunas sencillas técnicas para hacerlo más provechoso.

1. Lo primero que deberemos hacer será configurarcorrectamente nuestro programa de correo.

sunombre@sucorreo.com

2. Estructura de los mensajes:

a) Campo Asunto. “Reunión", “Saludos”, “Entrega”, “Cuentas externas”, esto no nos dice nada, convieneusar una frase corta y lo más descriptiva posible acerca del contenido del mensaje, de este modo facilitamos al destinatario su lectura y aseguramos sea leído nuestro mensaje

b) Saludopersonalizado.

c) Cuerpo del mensaje.

El mensaje debe ser lo más corto posible sin que pierda su significado. No es aconsejable abusar del poco tiempo que de por sí tienen los receptores
Antes de enviar unmensaje hay que releerlo cuidadosamente y pasarle los correctores ortográfico y gramatical.
No escriba todo en mayúsculas En el mundo electrónico, esto equivale a gritar. Utilizarlo cuando realmentesea necesario.
Trata de escribir tu e-mail en texto plano y no en HTML.
Evita poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios
Evita las “frases motivacionales”

Al intercambies un...
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