ELaboracion de Manuales Administrativos

ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son aquellos instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución; ya que concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer, la estructura , los objetivos, las políticas, el grado de autoridad y responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en general, sin duplicar los ordenamientoslegales como lo son las leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, entre otros. Es decir, estos Manuales Administrativos nos reflejan en general la organización de la entidad.
Los objetivos que se buscan cumplir con estos son:
Presentar una visión en conjunto de la institución.
Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, buscando el fin de deslindar responsabilidades, evitarduplicidades y detectar omisiones.
Contribuir a una correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Orientar al personal de nuevo ingreso.
Para la elaboración de los Manuales Administrativos es necesario llevar una secuencia, es decir unaserie de etapas, que son las siguientes:
a) Planeación del Trabajo
Para esto es necesario establecer un programa de trabajo, por lo cual es elemental designar al grupo de personas que elaborarán los manuales, de las cuales se nombrará un coordinador como responsable de llevar acabo las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la información.
Debe hacerse un estudio inicialque permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para así lograr definir la estrategia general de levantamiento de información. Una vez que ya se tienen estos elementos, se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilación de información, el orden de las actividades, revisión e impresión y todos los demásaspectos para la elaboración de los Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución.
b) Aplicación de Técnicas de Investigación
Conjuntamente con la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas a utilizarse para la investigación entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista,el cuestionario y la observación directa.

c) Análisis de la Información
Después de haber reunido todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica mediante la elaboración de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.
Esto tiene como finalidad facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe contener el manual, por ello es necesario establecer una secuencia:Conocer el hecho o situación que se analiza.
Describir ese hecho o situación.
Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
Examinarlos para comprender mejor cada elemento.
Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
Identificar y explicar su comportamiento para así de entender las causas que lo originaron y el camino para su aplicación.
Precisar las relacionesentre cada elemento.
Para facilitar el análisis de la información podemos ayudarnos con las siguientes preguntas:
¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?

d) Estructuración del Manual
En esta etapa se establece el diseño y lapresentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos, para ello es importante considerar los elementos siguientes:
1.- Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, por lo que el vocabulario utilizado debe ser claro, sencillo y comprensible.
2.- Elaboración de diagramas. Se pueden utilizar los de estructura orgánica y el diagrama de flujo....