Elaboracion de manuales

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  • Publicado : 22 de noviembre de 2010
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Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:
a) Planeación del Trabajo
b) Aplicación de Técnicas de Investigación
c) Análisis de la Información
d) Estructuración del Manual
e) Validación de la Información
f) Autorización del Manual
g) Distribución y Difusión
h) Revisión y Actualización

a)Planeación del Trabajo
Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarán los manuales, de las cuales se nombrará un coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas atrabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de información, a través de fuentes más representativas como son:
•Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
•Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
•Los Manuales Administrativos existentes.
•Los directivos y empleados,por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilación de información, el orden de las actividades, revisión e impresión y todos los demás aspectos para la elaboración de los ManualesAdministrativos, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución.

b) Aplicación de Técnicas de Investigación
Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.Investigación documental.- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgánica, procedimientos o trámites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas, manuales anteriores y todos aquellos que contengan información relevante.
Entrevista.- Se refiere a obtener informaciónverbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar.
Este medio proporciona información completa y precisa, debido a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensión. Para queesta técnica se desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:
•Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.
•Tener claro el objetivo de la entrevista.
•Concertar previamente cita con el servidor público.
•Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la entrevista.
•Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente lasactividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.

Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta.
Observación Directa.- Examinar visualmente las actividades específicas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con lafinalidad de completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental.

c) Análisis de la Información
Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.
Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y...
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