Elaboración De Documentos

1. OBJETIVO

Establecer la guía para la elaboración y redacción de todos los documentos necesarios del Sistema de Gestión de Calidad de LA EMPRESA LTDA.




2. ALCANCE

Este instructivo se aplica por el personal que efectúa las actividades de elaboración y redacción de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.


3. DEFINICIONES


1. INSTRUCTIVO

Documento que describeen detalle como se debe realizar una actividad especificada.


2. PROCEDIMIENTO

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.


3. SGC

Sistema de Gestión de Calidad.


4. REQUISITOS GENERALES


1. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD




El método de codificación es el siguiente:

aa – bb – cc donde:

aa: son dos dígitosalfabéticos que corresponden a:

- PR: Procedimientos
- RG: Registros
- IN: Instructivo
- PL: Planes
- PD: Planeación Estratégica
- MO: Manual de Competencias y Responsabilidades
- OD: Otros Documentos
- MC: Manual de Calidad
- CA: Caracterización


bb: son dos dígitos numéricos correspondientes al proceso al que están relacionados.






cc: son dos dígitos numéricos quecorresponden al nº correlativo de documento de un mismo proceso.

Nota: Las fichas técnicas tanto de materia prima, como de producto terminado se codifican de la siguiente manera:


1 REQUISITOS DOCUMENTACIÓN


El Manual de Gestión de Calidad, Planeación Estratégica, Procedimientos, Instructivos, Manual de Competencia y Responsabilidades y Planes, deben cumplir con las siguientesdisposiciones:


• Los documentos del SGC deben tener una presentación nítida y ordenada, sin tachones ni enmendaduras y usando un lenguaje claro.

• Claridad, precisión y coherencia en la redacción.

• Redactar en tiempo presente, forma impersonal, observando reglas de ortografía y gramática.

• El tamaño de letra del contenido de todos los documentos debe ser de 12 puntos y el tipoArial.

• Uniformidad en la terminología y redacción utilizando siempre el mismo término para el mismo concepto y la misma presentación para las diferentes partes del mismo.

• Para la numeración de capítulos y subcapítulos de los documentos se emplean números arábigos.

• Los documentos deben ser impresos en papel tamaño carta por una sola cara de la hoja, en caso de ser necesario.

•Las márgenes de los documentos deben ser:

• Superior 3 cm.
• Inferior 2 cm.
• Izquierda 3 cm.
• Derecha 2 cm.

• Si los numerales llevan título se escriben de la siguiente forma:

Los títulos se escriben con mayúscula sostenida, con negrilla a dos espacios del borde del encabezado de página y de párrafo, precedido del numeral correspondiente. El título no lleva puntoal final. El texto se escribe a un espacio del título sin dejar sangría.

Ejemplo:


1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos que garantizan la selección y evaluación de proveedores……..


2. FIGURAS Y TABLAS

• El título de la tabla se debe colocar centrado sobre la tabla con mayúscula sostenida y en negrilla.

• El titulo de las figuras se coloca centrado en la parte inferiorde la figura en letra mayúscula inicial, con numeración.

• Tanto las tablas como las figuras deben utilizar la numeración arábiga independiente.

• Las figuras y las tablas se relacionan dentro del contenido del procedimiento inmediatamente después de que se citen.





3. ENCABEZADOS DE PÁGINA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

El encabezado de los documentosPlaneación Estratégica, Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Manual de Competencias y Responsabilidades y Planes debe ir en todas las hojas del documento. La letra debe ser en mayúscula, tipo Arial, tamaño 10, en negrilla

El nombre de los registros se escriben en mayúscula, tipo Arial, con negrilla, tamaño de 10 puntos. Para el caso de los registros que están preimpresos no es...