Proceso en la elaboracion de un documento

Proceso para la elaboración de documentos en el ámbito de los negocios
Pautas y lineamientos.

EL PROCESO EN LA ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO
Incluye cuatro etapas principales: planeación, redacción, revisión y edición.

PLANEACIÓN
Entre más tiempo se dedique mayor certeza tendremos de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y correcciones.

Para ello serecomienda llevar a cabo los siguientes pasos:

• Definir el objetivo o propósito del documento
Definir en una o dos oraciones la meta o el propósito del mismo, de esa manera le será más fácil concentrarse en los aspectos relevantes del escrito.
Es conveniente tener en mente los siguientes aspectos:
Propósito del escrito, qué nivel de conocimiento sobre el tema tienen los receptores, para queserá usado y que aspectos deben ser tratados y cuáles no.

Los objetivos principales que pueden tener son tres:

a) Informar:
Simplemente busca transmitir información (un memo, un informe mensual de resultados, etc.), lo más importante es encontrar una forma sencilla de expresar las ideas, lo cual implica que se incluya toda la información necesaria, que esté bien organizada y que laredacción sea clara.

b) Ayudar a tomar una decisión:
Son definidos como crítico-analíticos ya que se espera que el autor realice el análisis de hechos, acontecimientos, situaciones o posturas, y que lleve a cabo una crítica o aportación personal. Debe incluir sus conclusiones, propuestas y sugerencias.

c) Persuadir y convencer:
Cartas, ensayos e informes. A través de la venta de ideas o de laaceptación de propuestas.
Se recomienda escribir desde el punto de vista del lector, demostrar que se domina el tema, que se es objetivo, que no se hacen juicios de valor, que las afirmaciones se fundamentan en hechos y no en suposiciones, y anticipar y evaluar objeciones.

• Analizar al lector o grupo de lectores
Debemos tener en mente todos los aspectos relevantes sobre nuestros lectores ysaber claramente qué uso le darán a la información contenida en el escrito.

• Decidir el tono del documento
Este punto se refiere al grado de formalidad o informalidad del documento teniendo en cuenta a quien va dirigido.

• Definir el alcance y la amplitud del escrito
El alcance se refiere a los límites del estudio, temporales, geográficos o de contenido. En cuanto a la amplitud, se debedefinir el número de cuartillas más conveniente para cubrir el objetivo y las necesidades de los lectores.
• Investigar y recolectar información
Simplemente fundamentar el escrito con información veraz, completa y objetiva.
Algunos criterios para seleccionar las fuentes serian:
- El reconocimiento que tiene el autor sobre el tema
- La forma en que se relaciona el alcance y la extensión deltrabajo con nuestro tema
- Considerar si la información aún es oportuna o válida para el momento o para la fecha en la que se realiza el trabajo. A excepción de autores clásicos o de antecedentes relevantes, la información debe haberse generado en los últimos cinco años.
- La cantidad y la calidad de la evidencia presentada a través de citas de información primaria y secundaria
- El nivel deteoría y de análisis que soporta a la investigación

• Clasificar, analizar e interpretar la información
Elaborar un hilo conductor lógico y coherente a lo largo del escrito y hacer una aportación personal.

• Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
El “outline” consiste en la elaboración del índice tentativo, en el que se incluyen títulos y subtítulos esto nos permite tener unavisión global del contenido del documento.

Métodos para organizar la información:

-Secuencial.- Orden consecutivo de pasos, no relacionados en el tiempo.
-Cronológico.- Secuencia de hechos o eventos relacionados en el tiempo.
-División y Clasificación.- Agrupar partes por clases o categorías.
-Por orden de importancia.- Organizar de acuerdo con la mayor o menor importancia de los...