empresa pilos s.a

Caso N° 2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO




Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de maneraimprovistadonde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en lanotificación sefundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no lograrealizarla entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental.


Según el caso anterior, piense en una posiblerespuestapara los siguientes interrogantes:


1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?


R/El inventario debe comenzarlo hacer con un Instrumento de recuperación de informaciónquedescriba de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

2. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

R/No
escorrectoporque tanto el funcionario que entrega como el que recibe deben de verificar con los inventarios documentales que todo esté bien y en orden para evitar cargos legales .

3. ¿Cuáles son las causasquese presentan por la carencia del inventario documental?

R/la verdad considero que el afán con el que el dueño le solicita a Daniel entregar su cargo



4. Arnulfo, encuentra en losfondosacumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser Archivado esos documentos?

R/ Arnulfo debe Archivar esos documentos en forma magnética de igual manera que los archivos seencuentren enel mismo formato, se organizaran cronológicamente, por tipo de consulta o poco frecuentes.

5. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.