Caso Empresa Pilos S.A.


1 ARNULFO. ¿CÓMO DEBE COMENZAR A ORGANIZAR EL ARCHIVO?
Arnulfo primero debe ubicar un espacio físico y de archivadores, luego debe empezar a organizar la información teniendo en cuenta un ordenalfabético, cronológico o teniendo en cuenta su importancia, elaborar separadores dando lugar a un archivo en el cual la información sea fácil de consultar.
2. ¿CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE ORIGINARONESTA SITUACIÓN?
Falta de diferenciación y clasificación de los documentos de acuerdo a una tipificación.
Ausencia de un medio que permita organizar la información.
Falta de conocimiento relacionadocon el tema de archivo y falta de personal idóneo y capacitado para realizar esta actividad.
No hubo interés por parte de la empresa en archivar la información.

3. ¿DEBE APLICAR EL CICLO VITAL DELDOCUMENTO Y CÓMO GESTIONARLO?
Es indispensable aplicar el Ciclo Vital del Documento para determinar cómo se debe realizar la ejecución del archivo. Este se debe gestionar teniendo en cuenta las fasesdel Ciclo Vital, iniciando con la elaboración y recepción de documentos creándose el archivo de gestión donde los documentos serán de uso frecuente, luego se realizará utilización y conservación delos documentos de acuerdo a su valor en donde su consulta no será tan frecuente y por último especificar y tener en cuenta los criterios para la eliminación del documento, esto permitirá que haya unatrazabilidad en el manejo de la información.

4. ¿ARNULFO ENCUENTRA EN LOS FONDOS ACUMULADOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. ¿CÓMO DEBEN SER ARCHIVADOS ESOS DOCUMENTOS?
Se pueden clasificar deacuerdo a su forma de creación los cuales se dividen en nativos electrónicos o documentos electrónicos digitalizados.
Por su origen dependiendo de quién los elabore.
Por su forma y formato.
Debemostener en cuenta que el documento electrónico debe contar con las siguientes características: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

5. CÓMO DEBE APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN...