empresarial

Unidad de correspondencia.
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sussedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
DEFINICION TRD

Es el listado de series con sus correspondientestipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y lainstitucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. para su elaboración tiene las siguientes etapas


PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.· Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigramavigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.· Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.


SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.· Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuentalas funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.· Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.· Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,· Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo:Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su· disposición final.· Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.· Determinar el destino final de ladocumentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.· En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será elComité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.· El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries...