enfoque contable

DEPARTAMENTO SECRETARIADO

DEFINICIONES DE ACTA

Acta, plural de actum acto
Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho.
Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.
Certificación en que consta el resultado de la elección de una persona para ciertos cargos públicos o privados.
Conjunto de actuaciones o piezas de un procedimiento judicial.Relación fehaciente que hace el notario de hechos que presencia o que le constan.

NOMBRES DE ACTAS
Acta de nacimiento
Acta de la independencia
Acta de calificaciones
Actas de asociaciones
Actas notariales
Actas de juicios civiles
Actas electorales
Actas de Consejo Asesor
Actas de Consejo Universitario
Actas de la Comisión de Asuntos Jurídicos

IMPORTANCIA DE LAS ACTAS

Detallan yordenan todo lo tratado y acordado por los diferentes órganos, juntas directivas, asambleas de accionistas.

Sirven para múltiples fines: conocer o analizar asuntos tratados y acuerdos emitidos sobre un tema específico.
Se constituyen en documentos de trascendencia legal.

Condicionan la eficacia y validez de la discusión de un órgano deliberativo: junta directiva, plenario, asamblea.
Registranla historia de la organización misma.
Se convierten en testimonio de hechos pasados que incidieron en el desarrollo de la organización.


MARCO JURIDICO DE LAS ACTAS

Ley General de la Administración Pública, en su Art. 56 nos dice:

1. De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se hacelebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.
2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación, carecerán de firmeza acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden con firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio.3. Las actas serán firmadas por el presidente (o director) y por aquellos miembros que hubieran hecho constar su voto disidente.





Según el CODIGO DE COMERCIO

Incluye: regulaciones atinentes a la convocatoria, quórum, inscripción en los diferentes registros, entre otros aspectos.
Ejemplo: Sociedades Anónimas.

ARTÍCULO 158: La asamblea (de accionistas) deberá ser convocada enla forma y por el funcionario u organismo que se indica en la escritura social, y a falta de disposición expresa,
por aviso publicado en el diario oficial La Gaceta.

INSCRIPCION DE LAS ACTAS

Actas inscribibles: Aquellas que, una vez protocolizados por un notario, se inscriben en alguno de los registros públicos. Generalmente, presenta enumeración de renglones.

Actas no inscribibles:la mayoría de las actas no requieren ser inscritas, simplemente, se mantienen en los archivos de la organización u asociación por el tiempo que esta determine.

ACTAS DEL SECTOR PUBLICO: documentos públicos

ACTAS SECTOR PRIVADO: confidenciales


CONVOCATORIA

Comunicación mediante la cual una persona autorizada cita a los miembros de una entidad para que acudan a una reunión, acto oasamblea.
Debe enviarse con la suficiente antelación, o según el tiempo establecido en cada caso (normativa interna).
Puede publicarse en algún medio escrito, cuando así lo establezca la propia normativa, en cuyo caso no se requiere la convocatoria personalizada.

Ley de Administración Pública, Artículo 52:

1. Todo órgano colegiado se reunirá ordinariamente con la frecuencia y el día queindique la ley o su reglamento. A falta de regla expresa deberá reunirse en forma ordinaria en la fecha y con la frecuencia que el propio órgano acuerde.
2. Para reunirse en sesión ordinaria no hará falta convocatoria especial.
3. Para reunirse en sesión extraordinaria será siempre necesaria una convocatoria por escrito, con una antelación mínima de veinticuatro horas, salvo los casos de...