Ensay administracion documenal

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ADMNISTRACION DOCUMENTAL

Estudiando la administración documental desde sus principios, encuentro que antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada ysalida, o registro trámite y archivo, actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de losdocumentos que se procesan en cualquier organización.
No es más que un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente lostrámites de los documentos que se procesan, Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan y realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan…Recepción yOrientación, Registro y Distribución y Archivo.
El nivel jerárquico de la Administración Documental esta dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa, pueden ser administrados losdocumentos en División y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o serpequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado, tras todo esto esadmirable como La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidoso emitidos por el organismo, por consiguiente su función es orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones, numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos, distribuirinternamente los documentos recibidos o emitidos , registrar el movimiento de los documentos, suministrar información sobre la ubicación de los documentos, expedir a su destino externo los documentos...