Ensayo organización documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En la empresa donde laboró, se está implementando el proceso de gestión de calidad y dentro de él se espera tener control y organización general del archivo, en estemomento ya se tiene el procedimiento que está en revisión por parte de calidad y la gerencia, este procedimiento ya está en práctica algunos de los aspectos importante con los cuales no se contaba.

Parael control de la documentación se clasifica por fechas de elaboración o radicado, teniendo presente que los primeros son los últimos en llegar o elaborar, después de esto se radica en un formato decorrespondencia recibida o enviada según sea el caso, asignándole un consecutivo de entrada para el caso de la recibida y la elaborada en el momento de la elaboración es asignado el código de salida deacuerdo con el área especifica.

Para el archivo inactivo se está optando por la carpetas cuatro solapas antiácidas preferiblemente, se retiran los ganchos legajadores de los documentos y searchivan los documentos debidamente foliados en lápiz en la parte inferior de la hoja a la parte derecha y la carpeta es marcada indicando el tipo de documentos archivados en ella y en número de foliosguardados en cada una de ellas, de igual manera se numeran las carpetas y posteriormente son depositadas en unas cajas de cartón para archivo inactivo, que también son identificadas por años, áreas ytipo de documentos archivados y por último el número de carpetas que van en cada caja. Que no puede superar a las 10 cajas, dependiendo del volumen de cada carpeta, con el fi de no deteriorar ni lacarpeta ni la caja.

Por último se dispuso de un lugar especial dentro de la oficina libre de humedad, goteras, químicos y demás elementos que puedan generar daños al archivo, donde seacondicionaron estantes en madera inmunizada donde se almacenan las cajas de acuerdo a las áreas y fechas para su fácil ubicación. En este lugar también se cuenta con un registro de las cajas almacenadas y los...