Ensayo sobre PMO

TALLER SESION #5, GRUPO #2
MARISOL GUERRON
JAIRO PAEZ
FABIO FORERO
VAMOS TODOS HASTA EL FINAL
Global infrastructure group desde hace un año implemento su oficina de gestión de programas. El objetivo principal de esta oficina era ayudar a mejorar la eficacia y autonomía para la toma de decisiones basadas en procesos, herramientas y estándares. Antes de crear la PMO la empresa asigno a ungrupo de trabajo el cual se encargaría de evaluar la gestión de proyectos y las necesidades del entorno de los proyectos. La conclusión a la que llego fue que se podían dar muchas mejoras implantando una PMO.
Este estudio de caso se basara en una de las reuniones de la PMO, en ella se trataron 2 temas específicos: Uno de ellos es La estandarización de procesos en la gerencia de proyectos. A pesarque el equipo de trabajo ha trabajado mucho en esto, aun el trabajo está en progreso. Uno de los problemas encontrados es la personalización del proceso, hay personas que hablan de estandarizar con flexibilidad y que un tamaño definido no aplica para todos. Uno de los directivos dice que para un proyecto pequeño no es provechoso tener 23 procedimientos y 7 plantillas.
El segundo tema tratado es lamanera de mejorar la colaboración entre la PMO de GIG y la comunidad de gerentes de proyectos de GIG. La PMO implementa el programa de enlace de sincronización para manejar las iniciativas de la PMO e involucrar a los gerentes de proyecto en la PMO.

Dentro de la estructura de Global Infrastructure Group se divide en 2 grupos: Global Technology Group y Architecture and Engineering. Cada grupotiene su PMO la cual no reporta al grupo que soporta sino directamente a la PMO de GIG. La PMO de GIG tiene personal certificado en PMP pero hay varios miembros que no tiene experiencia en gerencia de proyectos y tiene tareas de desarrollar gestión de proyectos, usar herramientas y estándares de informes. El jefe de la PMO de GIG tiene continuas reuniones con las PMOs, ellos tocan temasrelacionados con presentación de informes y métricas para la gerencia de proyectos, herramientas de análisis entre otros temas.
AUTORIDAD DE LA PMO Y SUS RESPONSABILIDADES
La PMO de GIG esta autorizada para crear políticas relacionadas con una gran variedad de iniciativas. Las políticas están enfocadas en los proyectos que son completados por la organización. La PMO es responsable de mejorar los procesosy herramientas con las cuales la comunidad de PMs se soporta para sus actividades. El fin de esto es proveer métodos, procesos y documentacion eficientes.
Responsabilidades de la PMO de GIG:
Gerencia de la división de PMOs
Asignacion de PMs para proyectos por encima de 10 millones
Aprobacion para cualquier demanda, gestión financiera o uso de herramientas de gerencia de proyectos usadas enGIG.
Responsabilidades de la división de las PMOs
Gerencia del grupo de PMOs
Asignacion de PMs para proyectos entre 1 millon y 10 millones
Liderazgo en todo el desarrollo e investigación de herramientas y estándares que serán revisados y aprobados por el grupo de PMO de GIG.
Responsabilidades del grupo de PMOs
Ayudar a la asignación de PMs para proyectos por debajo de 1 millon
Ayuda en lapriorización de proyectos con el grupo de gerentes
Extender el uso de las herramientas y estandares entre los PMs y reclutar nuevos PMs para que sean parte de la PMO
Desarrollar informes y métricas que necesite el grupo de gerentes
MEJORAMIENTO DE PROCESOS ES EL TEMA CENTRAL
GIG tiene necesidad de procesos de gerencia de proyectos transparentes, consistentes y sostenibles ademas de un conjunto deherramientas. La necesidad puede ser realizada en las siguientes areas:



Procesos: Estandarizacion y interoperabilidad con procesos de otras unidades de negocio.
Herramientas: Simplicacion y plataforma común
Gente: Desarrollo de profesionales, consistencia de roles y responsabilidades y criterios de calificación
Metricas: Transparencia, control, soporte de decisiones, rendimiento del...