ensayo

Variedad y selección del equipo

En el mercado existe una gran variedad de equipo y materiales para la conservación de los documentos que facilitan su manejo y proveen para su protección. Al seleccionar el equipo es necesario considerar diferentes aspectos y estar al día con respecto a los nuevos sistemas y procedimientos.

Aspectos a considerar en la selección del equipo
Volumen, tipo ytamaño de los documentos.
Espacio disponible
Las categorías de los documentos y la protección que requieren
Frecuencia con que se consultarán los documentos
Costos y calidad del equipo y de los materiales
Apariencia, diseño y durabilidad del equipo
Capacidad para ahorrar tiempo a los empleados y reducir los costos del sistema de archivo
Características del equipo que proporcionen ahorro enespacio y tiempo
Decoracion y tipo de diseño de la oficina (modular o convencional)
Facilidad que provea el equipo de archivar, localizar los documentos y parqa consultarlos sin tener que retirarlos de los archivos
Capacidad para la expansión
Necesidades presentes y futuras de la institución
Ventajas de las estanterías abiertas
Necesitan menos espacio
Facilitan el acceso a los documentosMas de una persona puede trabajar al mismo tiempo en un mismo gabinete
Son mas economicas
Unidades para discos compactos y disquetes.
Hay gabinetes de tres o cuatro gavetas diseñadoos especialmente para conservar los discos compactos. Cada gavineta tiene filas con canales o aberturas para colocar los discos en forma vertical y firme. Hay gavetas con capacidad de colocar 60 discos compactos.Guías
Las guías son tarjetas indicadoras esenciales para facilitar la tarea de archivar y localizar el material. Le dan cuerpo y sostén a las carpetas para que se mantengan en posición vertical y son clave para la eficacia del sistema de archivo. Para documentos, las hay en varios tamaños.
Tamaño carta. Miden de 9.5 pulgadas de alto por 12.25 pulgadas de ancho
Tamaño legal. Miden 9.5pulgadas de alto por 15.25 pulgadas de ancho
De otros tamaños. Para facturas y tarjetas.
Desventaja
Proveen menos protección a los expedientes
Ventajas de los archivos laterals
Economía en espacio, como en las estanterías abiertas
Los documentos tienen la protección del archivo cerrado
Se pueden utilizar para dividir estaciones de trabajo y como mostradores o credencias
Gabinetes para elarchivo de documentos en papel
La tecnología trae consigo otros medios para conservar los documentos; sin embargo, aun las empresas más automatizadas conservan ciertos documentos en papel, que se archivan en gabinetes generalmente de metal. En el mercado se consiguen gabinetes de archivo para documentos en papel de diferentes estilos, tamaño, calidad y colores. Hay gabinetes especiales para lacorrespondencia y gabinetes ex profeso para mapas, planos y otros documentos especiales.
La estación de trabajo electrónico
Han transformado la manera de organizar el funcionamiento de las oficinas. Al presente, muchas oficinas están organizadas en estaciones de trabajo electrónicas. La estación de trabajos electrónica es el área individual de trabajo desde la caual se pueden procesar, recibir,enviar y archivar mensajes hablados, escritos o en imágenes mediante el uso de microomputadores, programas de aplicaciones y otros medios electrónicos. La estación de trabajo electrónica permita:
Hacer mejor uso del espacio.
Digitalizar imágenes en papel o microfilmadas y transmitir rápidamente las imágenes de forma económica.
Llevar a cabo funciones más avanzadas.
Proporcionar lainformación más rapidamente.
Las estaciones de trabajo también facilitan y proveen para:
Una mejor comunicación entre empleados, supervisores y con el mundo exterior:
Llevar a cabo las funciones de rutina más rápidamente.
El bienestar, tanto físico como psicológico, de los empleados.
Su expansion.
El área de trabajo debe:
Estar despejada y organizada a fin de que permita brindar toda la atención a...