ensayo


Objetivo

Establecer las directrices bajo las cuales se orientan las compras realizadas por la compañía, propendiendo por garantizar el suministro oportuno de bienes y servicios de acuerdo a las necesidades reales de la organización


Alcance

Aplica para la compra de bienes y servicios partiendo desde la solicitud, aprobación, entrega y aceptación de todo bien o servicio adquiridopor la organización.

La presente política aplicara en casa Matriz y cada una de las filiales. Su aplicación será inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicación de la misma, razón por la cual los procedimientos existentes deberán ser revisados y ajustados a los lineamientos dados en este documento.

El software de apoyo es ABC


Definiciones:


Contrato: Acuerdo devoluntades entre las partes, por medio del cual una de ellas se obliga a entregar o hacer algo en contraprestación a un pago en dinero.

Orden de Compra: Son aquellos acuerdos de compras entre las partes por una cuantía inferior a U$ xxxx

Solicitud de Compra y/o pedido: Documento por el medio del cual se formaliza la necesidad de la compra.

Concepto Técnico: Proceso por medio del cual un expertoevalúa y confirma los requerimientos de compra que cuentan con un nivel de especialización.

Evaluación Técnica: Proceso por medio del cual los funcionarios competentes y especializados evalúan si los bienes y/o servicios ofrecidos por los proveedores, cubren las necesidades del requerimiento técnico realizado.

Forma de Pago: Son las condiciones de pago que establece la compañía con susproveedores, según el acuerdo realizado.



Lineamientos:

1 Para todas las compras superiores a U$ xxxx, deberá realizarse un contrato entre las partes, avalado por el área jurídica y previo proceso de evaluación y selección del proveedor.

2 La suscripción de contratos es competencia única y exclusiva del Representante Legal de la organización o su delegado.

3 El delegado delRepresentante Legal para la suscripción de contratos, deberá contar con la aprobación de la Junta Directiva.

4 Toda compra realizada por un valor inferior a U$ xxxx , se realizará por medio de una orden de compra emitida por el Departamento de Compras y previo soporte del requerimiento realizado por el Jefe de la Oficina que realiza la solicitud.

5 Las órdenes de compra serán validas únicamente conla autorización del Director del Departamento de compras y sin exceder el monto anteriormente descrito.

6 Toda comprar superior a U$ xxxx, deberá ser aprobada por el Comité de Compras y el cual deberá estar conformado por los siguientes cargos xxxx, xxxx, xxxx.

7 Las aclaraciones con relación al alcance e interpretación de la presente política estará a cargo del Comité de Compras.Directrices Generales

1. Todos los proveedores vinculados con la compañía deberán ser escogidos por un proceso de selección abierto, que evaluará la viabilidad financiera, técnica y de cumplimiento.
2. Todo proceso de selección de proveedores deberá dejar un registro formal de cada una de las directrices evaluadas junto con el correspondiente análisis comparativo de cada una de las propuestas.
3.Anualmente se deberá hacer la evaluación y correspondiente elección de los proveedores, garantizando que las condiciones tanto técnicas como financieras sean acordes a lo ofrecido en el mercado y a las necesidades de la organización.
4. La selección de proveedores deberá contar con un proceso de invitación pública, que garantice como mínimo la recepción de tres ofertas.
5. A continuación serelaciona la información mínima que deberán presentar los proveedores al momento de presentar su propuesta.
a. Formato (xxx) Solicitud de vinculación diligenciado y firmado
b. Copia del documento de identidad del Representante Legal
c. Certificado de Impuestos y/o exención de los mismos
d. Informe de la situación financiera de la empresa
e. Referencias comerciales
f. Referencias Bancarias...