Ensayo

2. ENSAYO

La administración documental surge por la necesidad de mantener documentado físicamente todo soporte que pueda dar testimonio de cualquier clase de transacción.

Hoy en día se aplicaun marco legal que determina el tiempo que se debe guardar la información y las técnicas que se deben aplicar para conservar dicha información. ¿Me pregunto como sería el almacenamiento de ciertacantidad de información antes de que se regulara la administración documental?

Sera que conservaban todo documento escrito en pergaminos o cualquier clase de papel de la época… ¿Cómo sería ese caospara buscar cualquier información?

Creo pues, que el hombre fue buscando cada día la manera de mejorar al respecto y es por eso que podemos observar que se empezaron a llevar libros de registros,kárdex, archivos colgantes en carpetas, entre otros, que aún en pequeñas y medianas empresas se continúa haciendo de esta forma.

Entonces, ¿como nace el registro computarizado de documentos? Con lacreación de bases de datos y procesadores de textos, se empieza a utilizar el registro computarizado entrando en la era de la sistematización. Hoy tenemos la ventaja de poder guardar todo documentodigitalmente y poderlo visualizar cuando lo necesitemos.

Pero todo avance nos conlleva a nuevos retos y es aquí donde surge también la necesidad de conservar todo documentos que nace en formatoelectrónico. Por eso se desarrollan
sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlanlos flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Con la administración documental, se puede cumplir con los siguientes objetivos:

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