Ensayos

GESTIÓN DOCUMENTAL

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir larecuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transaccioneslegales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendocada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación,clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

Almacenamiento:
¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?

Recuperación:
¿Cómo puedela gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?

Clasificación:
¿Cómo organizamos nuestrosdocumentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?

Seguridad:
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o ladestrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?

Custodia:
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempodeben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?

Distribución:
Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los...