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Costos de mantenimiento de los ERP`s ¿Cuánto pagar y cuándo?
El mantenimiento de un ERP suele ser tema de conflicto. ¿Qué cosas hay que pagar? ¿Cuándo corresponde hacerlo? ¿Qué sumas son razonables? Con el fin de poner algo de luz a este tema, EvaluandoERP.com publica este informe que surge de la consulta a empresas vendedoras y a sus clientes.
El software es una herramienta dinámica y “viva”.Conforme la manera de hacer negocios evoluciona o la tecnología avanza, el fabricante del ERP (Enterprise Resources Planning) se debería preocupar por mantener su producto actualizado tanto desde el punto de vista funcional, como legal y tecnológico.

Tales actualizaciones no solo son imprescindibles para que el software continúe siendo competitivo en el mercado, sino para que los clientes nopierdan terreno en un mundo de competencia global.
A lo largo de estos años hemos observado empresas usuarias qué no saben bien qué pagan, por qué lo pagan, desde cuando deberían abonar. Y vimos empresas de software que, en algunos casos, abusaron de su posición “dominante” dentro de la empresa cliente.

Este artículo explica los conceptos más utilizados en el mundo “del mantenimiento” ,el significado de cada uno de ellos y las prácticas usuales de tarifación, sin que ello sea una regla general pues, en muchos casos, es la negociación final entre vendedor y comprador la que termina definiendo alcances y costos. No obstante, toda negociación comienza con alcances similares a los que se describen más abajo.

Cargo de mantenimiento o Fee Anual de licencias

Desde hace muchosaños, se acepta que, para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos el cliente debe abonar un costo conocido como “Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento” o “Fee de licencias”.

Este costo oscila entre el 15% al 30% del precio de lista del producto. Es muy importante distinguir entre precio del contrato y precio de lista. El primero, usualmente, suele ser menor que elsegundo y surge de una negociación de precios entre comprador y vendedor. Muy difícilmente la empresa vendedora negocie el concepto sobre el que se aplica el cargo anual de mantenimiento. En casi todos los casos el Fee se calcula sobre el precio de lista.

Para el cliente la contraprestación es muy amplia, aunque los servicios mayormente incluidos son:
• Derecho a actualizaciones o nuevasversiones del producto.
• Extensión del período de garantía.
• Seguro de re instalación ante robos, catástrofes o problemas en los soportes tecnológicos.

Usualmente, la empresa vendedora exige el pago del Fee o Cargo Anual para ofrecer cualquier otro servicio sobre la aplicación pues si los clientes no actualizan el producto, a partir de determinado momento, se le hace muy difícil al vendorofrecer soporte sobre la versión del software más vieja. Es común observar en los contratos compromisos de soporte durante una determinada cantidad de años (2 o 3 de antigüedad) o hasta una determinada versión (N-3) siendo N la versión actual.

La práctica común de los vendors es cobrar este servicio por año adelantado, aunque hay empresas que lo cobran por semestre adelantado.
De formapremeditada hemos hecho una distinción entre actualizaciones y nuevas versiones.
No son lo mismo. Es importante que el usuario pregunte al vendor por ambos conceptos.

Para algunas de las empresas vendedoras las nuevas versiones son tomadas como un nuevo producto y, por lo tanto, tienen costo como una licencia más.
En cambio, las actualizaciones, son liberaciones (releases) con mejoras sobre laversión actual.

Garantía

Un capítulo aparte merece la garantía. Al igual que cualquier producto (por ejemplo automóviles o electrodomésticos) todos los ERP’s incluyen un determinado período de garantía que está dado por una cantidad de meses ¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía? ¿Cuándo vence? ¿Qué cubre?

Lo invitamos a descargar el documento “Garantía del...