Estructura de costos para la prestacion de servicios

Para qué hacer una estructura de costos cuando se requiere contratar un servicio?. Si es el proveedor o contratista, a través de su cotización u oferta económica, quien determina el precio del servicio.

Elaborar una estructura de costos como parte de los términos de referencia, facilita verificar cuantitativamente lo que se esta requiriendo además de tener una estimación del costo del servicioy si esta estructura de costos es comunicada a los posibles postores (a través del estudio de mercado) se convierte en una poderosa herramienta de comunicación pues muestra la información de lo que se espera del servicio de una manera resumida y cuantificada.

Pasos
1. Recibir formalmente el requerimiento de elaboración de términos de referencia para la contratación de un servicio.
2.Levantar la información de los procesos que interactúan en la prestación del servicio. Esto es definir los ingresos y salidas de los procesos, así como los recursos y procedimientos necesarios para la transformación de los ingresos en salidas.
3. Definir formalmente el alcance del servicio, una buena práctica es definir el objeto del servicio (que estamos contratando) y el objetivo del servicio (paraque estamos contratando), además se debe definir: un calendario de hitos, los recursos que serán asignados, presupuesto estimado; así como los supuestos, asunciones y restricciones que se deberán tener presente para la elaboración de los términos de referencia.
4. Elaborar la primera versión de los términos de referencia, se recomienda tener validaciones periódicas de parte de quienes aprobarán lacontratación del servicio. (ver blog respecto a este tema)
5. Elaborar la primera versión de la estructura de costos:

5.1. Estimar la demanda del servicio, para esto es importante definir en que unidades se medirá el mismo.
La manera más fácil de estimar la demanda es extrapolar hacia el futuro la demanda histórica. Sin embargo, se debe observar si existen algunas tendencias, para realizarajustes a la demanda futura en función de las mismas. En el gráfico adjunto podemos observar que tenemos un promedio histórico en 4150 und, con lo cual si tomamos este promedio como demanda futura nos podría conducir a ofrecer a los proveedores cantidades que no se alcanzarán.
Estimar la demanda futura siempre esta asociada a una probabilidad de ocurrencia, y dependiendo del tipo de contrataciónque se planee realizar con el proveedor se deberá incluir factores de seguridad para aumentar la probabilidad de ocurrencia de la demanda futura que se ofrezca a los proveedores.
Otra consideración para estimar la demanda es el entorno en el cual se desenvolvera el servicio, el cual puede verse afectado por cambios normativos (La publicación de una ley), una innovación tecnológica o el ingreso denuevos participantes que presten el mismo tipo de servicio o uno sustituto, entre otros.

5.2. Estimar la capacidad requerida del proveedor para atender las unidades del servicio demandados. Tener presente la demanda acumulada la cual no ha sido satisfecha y esta esperando contar con el proveedor para ser atendida, "un stock de demanda"; por otro lado está aquella demanda que no puede seratendida por que tienen alguna limitación la cual llamaremos "demanda en espera".

Una manera simplificada de proyectar la capacidad requerida del proveedor es la siguiente:

Stock de demanda acumulada = 20 000

Nueva demanda mensual = 3 500

Demanda en espera = 500

Número de meses del servicio = 12

Capacidad mensual requerida al proveedor

= 20 000 / 12 + 3500 -500 = 4 667

Otrasmaneras mas refinadas, incluyen un flujo a lo largo de todo el periodo del servicio en el cual se considera el impacto de la curva de aprendizaje del personal del proveedor, la velocidad con lo cual la institución levanta la demanda en espera, los % de merma de cada proceso que intervienen, entre otras consideraciones.

5.3. Estimar la capacidad demandada de cada proceso que intervienen en la...