EVENTO

EVENTO
Evento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertación, planeación, organización y ejecución.
Entre los eventos más usuales y frecuentes están:

La organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen.
Un evento absolutamente todocomunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente.

Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles.
Los eventos pueden ser actos privados o públicos

Actos privados, que son aquellos que entran dentro del Protocolo empresarial
Actos públicos, aquellos que cuentan con la asistencia deautoridades importantes en la sociedad, como militares, eclesiásticos, de la corona...

Como se clasifican los eventos

Eventos Corporativos
Persiguen el cumplimiento de objetivos corporativos.
Motivar al personal.
Formar equipos con sentido de pertenencia
Como aniversarios, grados, entre otros

Eventos Comerciales
Son acontecimientos cuyos objetivos van desde la presentación de un producto oservicio, hasta la premiación
e incentivo a los fuerzas de ventas y comercialización de una empresa.

Eventos Académicos y Capacitación
Profundizar conocimientos previos sobre un tema en especifico.

Para la elaboración del evento deben de tener en cuenta

Plan estratégico
Que se va hacer?
¿Para que?
¿Cómo?
¿Quiénes?
¿Cuándo?
¿Con que medios?
¿Dónde?
¿En cuanto tiempo?Etapas del Evento
Planeación
Después de hecho el contacto con los potenciales clientes utilizando las técnicas de ventas establecidas, detectando las necesidades del cliente y usando como herramientas de mercadeo nuestros portafolios de servicios y productos, deben realizarse 3 fases de la planeación del evento que son esenciales para el futuro éxito de este
Pre – Evento En esta etapa se debendesarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

Montaje del Evento
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que seprogramaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento

Clausura del Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.Comites intervienen en un evento son
1. El comité administrativo
2. El comité organizador, (Intervienen el logístico, relaciones publicas y financiero).


Comité Administrativo
Planear todo el evento (que se va hacer, como cuando y donde)
Presenta un grafico de Gantt, en donde se (PHVA, que es planear, hacer, verificar y actuar)
Funciones de cada comité
Le entrega el comitéorganizador el plan de trabajo
Al finalizar el evento presenta un informe de lo planeado contra lo ejecutado


Comité organizador
Ejecuta el plan de trabajo, ( como, cuando, donde y porque), esta conformado por un integrante de cada comité ( administrativo, financiero, logístico, relaciones publicas)
Este comité se divide en subcomités que son

Logístico Es todo lo que necesito paraorganizar el evento, como ( silletería, sonido, vajilla, transporte, lencería)

Financiero Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los "contables" del evento, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité de Cuentas".

Relaciones publicas El buen funcionamiento del evento depende...