Evento

LO QUE SE DEBE SABER PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

1. EVENTO:
a) CONCEPTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica; en el cuál el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.
Responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados, tienen objetivos prefijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos aconciencia durante todas las etapas de su planificación.
b) CLASIFICACION:
* Sociales
* Culturales
* Deportivos
* Religiosos
* Escolares
* Populares
* Políticos
* empresariales

c) AGENTES QUE INTERVIENE EN UN EVENTO
Organizadores
Conferencistas
Asistentes e invitados
2. ETAPAS DEL EVENTO:
-PRE-EVENTO
EVENTO
- POS-EVENTO.PRE-EVENTO
Son las personas encargadas de planificar y organizar un evento.
Seleccionar el lugar, ciudad o sede, instalaciones específicas dónde se realiza el evento:
* Capacidad
* Comodidad
* Iluminación
* Equipo
* Acceso.

Elaborar un cronograma de actividades programas
* Técnico científico
* Social
* Para acompañantes* Visitas técnicas
* Turístico.

Estimación de recursos:
* Humanos
* Materiales
* Técnico.

Elaborar presupuesto:
* Ingresos y egresos que tiene el evento.

Promoción de eventos:
* medios de comunicación
* correo directo
* publicidad impresa.
Selección y capacitación del personal
Adquisición y contratación de materiales, equipos yservicios.

EVENTO
* Recepción de los participantes y traslado alojamiento.
* Registro de los participantes
* Realización del acto de inauguración
* Realización del coctel de bienvenida
* Implantación del programa general de actividades
* Clausura del evento
* Realización evento social de despedida
* Traslado de participantesa los terminales de transporte.

POS EVENTO
Recopilación y archivo de la información
* Conclusiones
* Elaboración de la memoria
* Información de tipo académica y administrativa.

Evaluación
* Opinión
* Evaluación

Agradecimientos
* Patrocinantes
* Ponentes
* Auspiciantes.

Cumplimiento de compromisos
* cancelación de obligación con los proveedores* pago de recursos humanos contratado para trabajar en el evento.
* Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.

3. ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO
Organigrama:
Es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
* Objetivos:
-Generales:
Son aquellos quefundamentan a partir de un esquema único para todo el proceso de desarrollo del evento.
-Específicos:
Son aquellos objetivos aplacibles en la realización, elaboración, creados como base de los generales a la toma de decisiones

* Directrices para la organización de eventos en la unidad administrativa.
* Debe ser coherente con nuestra imagen de marca: Pocas cosas hay máspenosas que meter nuestra marca “con calzador” en un evento. Sea coherente consigo mismo, y potencie aquellos aspectos de su negocio en los que sabe que tiene una ventaja competitiva. Saldrá ganando.
* Debe ser atractivo para nuestro público objetivo: El evento debe aportar un valor añadido a sus asistentes, al fin y al cabo, continuamente se están celebrando eventos a nuestro alrededor. ¿Porqué debería asistir la gente a su evento y no al de un competidor? Plantearse estas cuestiones es asegurar el éxito.
* Debe haber un componente “social” en su evento: Los eventos de corte comercial son, cada vez, menos frecuentes. Hoy en día, la gente quiere que las empresas aporten su parte al bienestar de la sociedad. Afortunadamente, no todos sus competidores pensaran de la misma forma, por...