Eventos

GUIA PRÀCTICA PER A
L’ORGANITZACIÓ D’ESDEVENIMENTS

Material elaborat per:
SOLE & HERNANDEZ
Consultors de comunicació
www.solehernandez.com

Benvolgut/da,

En primer lloc, moltes gràcies per descarregar-se la guia pràctica per a
l’organització d’esdeveniments que li facilita gratuïtament l’empresa SOLE &
HERNANDEZ Consultors de Comunicació.
Com podrà llegir hem elaborat un dossierde fàcil lectura i eminentment pràctic
que serveixi de guia pel disseny de quasi tot tipus d’esdeveniment empresarial
o institucional.
El dossier l’hem dividit en 5 apartats. El primer fa referència a les pautes
bàsiques a tenir en compte en el desenvolupament de qualsevol esdeveniment,
tot seguit us oferim, pas a pas, els tres grans blocs en el que es divideix un acte
(pre-act, act ipost-act). També us hem preparat un resum de dos
esdeveniments típics i per acabat, us hem adjuntat un check-list per tal que no
us oblideu de cap aspecte important a l’hora de preparar els vostres
esdeveniments.
Esperem que sigui del seu interès i restem a la seva disposició per a qualsevol
servei de comunicació (esdeveniments, disseny gràfic i digital, gabinet de
premsa, publicitat, màrqueting,etc) que pugui necessitar.
Salutacions cordials,

Direcció
SOLE & HERNANDEZ
Consultors de Comunicació.
www.solehernandez.com
solehernandez@solehernandez.com
T. 93 877 52 29 / 93 872 94 29

muralla del carme, 22-24 2n 5a Manresa tel. 93 872 94 29 – 93 877 52 29
solehernandez@solehernandez.com - www.solehernandez.com

SUMARI:
1) Organització: pautes generals

2) L’organització pas apas: pre-act, act i post-act.
3) Exemple 1: la preparació de la participació en una fira / exposició.
4) Exemple 2: organització d’una conferència o presentació.
5) Checklist per organitzar esdeveniments

muralla del carme, 22-24 2n 5a Manresa tel. 93 872 94 29 – 93 877 52 29
solehernandez@solehernandez.com - www.solehernandez.com

1) Organització: pautes generals.
La complexitat del’elaboració de qualsevol acte, la seva programació i
execució, requereixen de tota la nostra atenció i planificació. A continuació
teniu unes pautes generals a seguir en l’organització d’un acte, ja sigui intern o
extern:

1. Idea general de l’acte a organitzar:
•
•
•
•

Determinar la necessitat de l’acte.
Precisar els seus objectius i finalitats.
Especificar quines són les zonesd’influència.
Elaborar el pressupost previ.

2. Organització de l’acte:
• Distribució del temps.
• Planificació general.
• Assaig.
3. Invitats:
•
•
•
•

Selecció. Llistat.
Creació i tramesa de les invitacions.
Confirmació de l’assistència.
Desplaçaments i allotjament.

4. El lloc on farem l’acte:
• Capacitat.
• Climatologia.
• Serveis diversos.
5. Seguretat:
• Exterior i interior.
• Enels desplaçaments.
• Llistat i/o credencials.

muralla del carme, 22-24 2n 5a Manresa tel. 93 872 94 29 – 93 877 52 29
solehernandez@solehernandez.com - www.solehernandez.com

6. Transports:
•
•
•
•

Viatges.
Organització i reserves.
Caravana de vehicles.
Aparcament.

7. Materials gràfics:
•
•
•
•

Material de papereria: cartes i sobres timbrats.
Díptics, tríptics,cartells, etc.
Invitacions.
Menús.

8. Tècniques d’ordenació dels assistents:
• Col·locació dels invitats.
9. Logística:
•
•
•
•
•
•

Plànols.
Itineraris i rutes alternatives.
Cronometratge dels recorreguts.
Ornamentació general.
Col·locació de banderes.
Capacitat.

10. Personal:
•
•
•
•
•

Coordinador/a de l’esdeveniment.
Auxiliars de relacions públiques i protocol.Traductors i intèrprets.
Hostesses.
Servei de cattering.

11. Mitjans de comunicació:
• Confecció del dossier de premsa.
• Redacció i tramesa dels comunicats de premsa.
• Organització de rodes de premsa.
muralla del carme, 22-24 2n 5a Manresa tel. 93 872 94 29 – 93 877 52 29
solehernandez@solehernandez.com - www.solehernandez.com

• Coordinació i atenció als diferents mitjans de...