expocicion de gestion empresarial

GESTIÓN DOCUMENTAL








GERMANIA QUIÑONEZ OREJUELA
INGRID DAYANNA MURILLO ASPRILLA
JESSICA PAOLA MARÍN TORRES
MARIAJOHANNA MARIN TORRES









CENTRO DE CAPACITACION DON BOSCO (SENA)
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-JORNADA: NOCHE
SANTIAGO DE CALI-JULIO25/2014
GESTIÓN DOCUMENTAL





GERMANIA QUIÑONEZ OREJUELA
INGRID DAYANNA MURILLO ASPRILLA
JESSICA PAOLA MARÍNTORRES
MARIAJOHANNA MARIN TORRES
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TITULO DE:
TEC. ASISTENTE ADMINISTRATIVO
INSTRUCTORA: CLAUDIA ECHEVERRY








CENTRO DE CAPACITACION DON BOSCO (SENA)
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-JORNADA: NOCHE
SANTIAGO DE CALI-JULIO25/2014

1. ¿QUE ES ARCHIVO?
Conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco desus actividades y funciones. El lugar donde se custodian documentos importantes para una organización. Puede ser físico o electrónico y según su origen público o privado.
2. ARCHIVO PÚBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Un claro ejemplo de un archivo público, son el conjuntode leyes y decretos que pueden ser objeto de consulta e interés de cualquier ciudadano.
3. ARCHIVO TOTAL
Referente al ciclo vital de los documentos tales como:
Producción o recepción
Distribución
Consulta
Retención
Almacenamiento
Preservación
Disposición final
♥Producción o recepción: Generación de documentos o verificación y control que una institución debe realizar para la admisiónde los documentos que son remitidos por otra persona.
♥Distribución: garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
♥Retención: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central.
♥Almacenamiento: Lugardonde se ubican y guardan los registros.
♥Preservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
♥Disposición final: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservación establecido para los registros.
4. GESTION DOCUMENTAL
Es el conjunto de actividades técnicas yadministrativas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
5. SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivosaudiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
ARCHIVOS AUDIOVISUALES: Un archivo audiovisual es un departamento de una organización dedicado a la colección, gestión, preservación y acceso a una colección de documentos audiovisuales y al patrimonio audiovisual.
Archivos fotográficos: conjunto de fotografías, sea cual fuere su fecha, su forma y acumulados en un proceso natural poruna persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivos fílmicos: conjunto de filmaciones acumulados en una proceso natural por una persona o empresa durante su gestión.
Archivos informáticos: son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.
Archivos orales: es elalmacenamiento de grabaciones o audios capturados o convertidos a un formato guardados por una persona o empresa durante su gestión.
8. DOCUMENTO ORIGINAL
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
9. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA
El principio de respeto a la estructura: establece que la...