Fases Del Documento Archivistico

Las Fases del Documento Archivístico:
Los documentos atraviesan diversas fases, establecidas en función de su ciclo vital. Este concepto, desarrollado en los años treinta, viene a significar que “la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo)”. En consecuencia, losdocumentos atraviesan por distintas fases, en las que pueden destacarse las siguientes:
1.- Fase de Control de Creación de los Documentos: Constituye la génesis del documento archivístico, como resultado de las actividades y relaciones que se desempeñan entre la administración y las personas físicas y jurídicas. El documento en esta fase suele encontrarse en una oficina o archivo de gestión. Duranteun periodo más o menos corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador. La fase de creación de los documentos que abarca al diseño, preparación, desarrollo y aplicaciones tecnológicas
Fase De Creación: constituye la génesis del documento archivístico como resultado de las actividades y relaciones entre la Administración, las personas físicas ojurídicas.
Aquí se dan las siguientes fases: Diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices, desarrollo de sistemas de gestión de información y aplicaciones de tecnología de la información a estos procesos.

A.- Diseño y gestión de formularios estos son utilizados para interactuar con el usuario, recopilando información sobre losdiferentes documentos archivistitos. Estos son un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad.
B.- Preparación y gestión de correspondencia Es una herramienta muy esencial en una empresa, por que por medio de los archivos se puede tener la información a la mano de las decisiones,proyectos, presupuestos, inventarios de una organización nos permite llevar un control detallado y organizado de los documentos que entran y salen de la empresa
C.- Preparación y gestión de informes y directrices es el recuento escrito de la administración de un ente económico sobre la forma cómo llevó a cabo su gestión durante el período para el cual fue (ron) elegido(s), y las medidas querecomienda al máximo órgano social para que sean adoptadas por éste. .Su contenido será una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad.

1. Se indicarán los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.


2. Se indicará la evolución previsible de la sociedad.


3. Se deben detallar las operacionescelebradas con los socios o accionistas y con los administradores.


4. Se debe hacer conocer el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

D.- Desarrollo de sistemas de gestión de información El sistema gestión de la información es el proceso de analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitira los administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La gestión de información es la información necesaria para tomar decisiones de gestión.
Esta información se recoge durante las fases de planificación e implementación. La información ayuda a detectar cualquier cosa que vaya mal en el proyecto. En consecuencia, los administradores pueden encontrar soluciones paraasegurar el éxito.
Un sistema de gestión de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Elementos de un sistema de gestión de información:
• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos...