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Qué es un archivo y cómo funciona

La Información de un ordenador está almacenada en lo que se llaman archivos. Normalmente los archivos  están formados por un nombre, un punto  y una  extensión (p.e.  PROGRAMA.EXE).  El nombre  nos sirve  para  diferenciar  unos  archivos  de  otros  y  la  extensión  para  atribuirle  unas propiedades  concretas.  Estas  propiedades  asociadas  o  "tipo  de archivo"  vienen  dadas  por  las letras  que  conforman  la  extensión. Normalmente su máximo son tres  letras,  aunque  existen algunas excepciones (.jpeg, .html, .java, etc.). Cada uno de estos pequeños grupos de caracteres está  asociado  a  un  tipo  de  archivo.  Pongamos  por  ejemplo  un  archivo  llamado "DOCUMENTO.TXT",  su  nombre  será  DOCUMENTO  y  su  extensión  TXT.  Esta extensión  esta asociada con el tipo de archivos que contienen texto, por lo tanto podemos suponer que habrá algo escrito dentro.   Nuestro sistema operativo (Windows en este caso) tendrá una lista de los programas con los que puede ser utilizado este archivo y si deseamos visualizarlo éste será abierto con el NotePad o Bloc de  Notas.  Sin  embargo,  probablemente  nos  ocurrirá  el  problema  de que si  exploramos un directorio o carpeta sólo veamos DOCUMENTO (sin el .TXT detrás). Se debe a que Windows oculta las extensiones de los archivos. Esto es algo peligroso por el hecho de que hay tipos de archivos que son potenciales contenedores de virus, y si no conocemos su extensión no lo sabremos.Para que Windows nos muestre las extensiones de todos los archivos iremos al Explorador de Windows y en el menú Herramientas accederemos a las opciones de carpeta. En la nueva ventana señalaremos la pestaña Ver y en la lista desmarcaremos la opción  "Ocultar las extensiones de archivo  para  los tipos  de  archivo  conocidos".  Ya  que  estamos  en  las  opciones  de  carpeta, la siguiente pestaña "Tipos de Archivo" nos será muy útil. En ella se almacena la lista de diferentes extensiones que Windows reconoce y con que programa están asociadas. Desde ella podemos cambiar todas sus propiedades. Marcando en la lista el tipo de archivo que nos interese y con el botón Cambiar podremos escoger que sea ejecutado por otro programa distinto. En las Opciones Avanzadas podremos seleccionar también el icono con el que aparezca y las acciones posibles













CLASES DE ARCHIVOS
 
ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA
En estearchivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo deretención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series,subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del ArchivoCentral.
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo...