FONDO FIJO

Fondo fijo.
Cuando las entidades tienen la necesidad de efectuar pagos en efectivo y que generalmente son pequeñas cantidades, tales como pasajes de mensajeros, timbres postales, mensajes telegráficos, agua electropura, papelería, artículos de oficina, viáticos menores, etc., se les conoce como “pagos menores”
La forma de facilitar el control del efectivo para cubrir estos pagos menores es através del establecimiento de un fondo fijo, de donde se hacen los pagos en efectivo.
Todos estos pagos menores, como otros muy comunes, ocasionaría serios inconvenientes si se desearan liquidar con cheques, los cuales no ameritan su expedición.
Se denomina fondo fijo, porque consiste en responsabilizar a una determinada persona, de una suma siempre constante de dinero para liquidar los pagosmenores de toda la entidad o bien, de un departamento, sección o área especifica.
Es conveniente establecer el monto máximo de pago en efectivo, de conformidad a las necesidades específicas de cada ente económico en particular.
Al crear un fondo fijo se emite un cheque a favor del responsable del fondo, quien aparecerá como deudor en la contabilidad de la entidad hasta que no se cancele el fondo,por lo tanto la cuenta no tendrá movimiento.
Su control es muy sencillo, porque el responsable tendrá dinero o comprobantes que, sumados, debe dar como resultado el monto o saldo del fondo.
El monto del fondo fijo deberá ser el necesario para cubrir las necesidades de operación, considerando el tiempo que se requiere para efectuar el reembolso, y recibir el efectivo sin que se agote su monto.
Enalgunas entidades los pagos menores son muy frecuentes por lo que la cantidad de efectivo con que se le asigna el responsable, debe ser suficiente para periodos de una semana o quincena.
Todos los pagos que se realicen deberán de estar amparados por algún documento comprobatorio (vales, notas, facturas, etc.), para poderlos pagar.
Al liquidar cualquier cantidad, el responsable del fondodeberán conservar el o los documentos comprobatorios debidamente autorizados.
El responsable del fondo, al recibir el o los documentos comprobatorios deberá imprimir con un sello la leyenda de pagado.
Al final de cada periodo el responsable del fondo deberá presentar una relación de los pagos realizados, acompañado de los documentos respectivos. Lo anterior para efectuar el reembolso correspondiente.El reembolso se hace a través de un cheque, el cual se emite a favor del responsable del fondo quien lo hace efectivo y restablece de esta manera el importe del fondo.
El registro contable se hace con la póliza cheque, cargando a las cuentas que efectúan los comprobantes pagados, con un abono a la cuenta de bancos.
Por su importancia, es oportuno hacer énfasis en los siguientes puntos:
1. Esnecesario estudiar las características de cada entidad para con base a ello, implantar tantos fondos fijos como sea conveniente.
2. También en función a las circunstancias y características particulares de cada entidad, es conveniente realizar una investigación para determinar el efectivo que debe o deban de tener los fondos fijos por implantar, con el fin de que no sea demasiado o seainsuficiente el importe del fondo.
3. Es adecuado también el definirla periodicidad para realizar el reembolso del fondo fijo.
4. En todo momento, el responsable del fondo fijo debe conservar en dinero y e documentos, un total equivalente al importe del fondo fijo.
5. Es recomendable indicar a quien maneja el fondo fijo el pago máximo a realizar a través de dicho fondo.
6. Es necesario comunicarle porescrito al responsable del fondo fijo, de quien o quienes son los responsables de autorizar los gastos (notas, facturas, etc.) o vales.
7. Es recomendable realizar arqueos periódicos sin previo aviso a la persona responsable del manejo del fondo fijo, para comprobar su buen manejo.
La cuenta de fondo fijo tendrá los siguientes movimientos:
Se carga:
1. Por el importe de la creación del fondo...