Formas de papelería

3. MANEJO DE LAS FORMAS DE PAPELERIA EN EL BANCO CAJA SOCIAL

3.1 DEFINICIÓN DE FORMAS DE PAPELERIA

Las formas de papelería son los instrumentos de comunicación administrativa, impresas en papel por cualquiera de las técnicas propias de las artes gráficas, o por las modernas máquinas reproductoras de oficina; qué una vez diligenciadas, firmadas o selladas adquieren el carácter de documento.3.2 SITUACION ACTUAL

Con base en entrevistas realizadas con el Jefe de la Sección de Desarrollo Organizacional del Centro de Servicio de Productividad Bancaria y los Analistas, tanto del Centro de Servicio de Productividad Bancaria como del Centro de Servicio de Recurso Físicos, involucrados con el manejo de formas de papelería se obtuvo la siguiente información acerca del panorama y lostemas generales que tienen que ver con la situación actual del manejo de las formas de papelería.(Véase la Figura 4).

3.2.1 Responsabilidades. Hay dos Centros de Servicio encargados del manejo de las formas de papelería en el Banco cada uno con diferentes responsabilidades. (Véase el Cuadro 6).

3.2.2 Solicitudes. Cuando en una dependencia de la Dirección General se presenta la necesidad deelaborar una forma de uso permanente, el titular de la dependencia a nivel de Director del Centro de Servicio, hace la solicitud, aportando la información que se considere conveniente para el análisis. (Véase la Tabla 3).
La tramitación de un pedido toma en promedio cuarenta y cinco (45) días[1] entre la fecha de solicitud y la fecha de disponibilidad en el Centro de Servicio de Recursos Físicos -Almacén General -.

Cuadro 6. Responsabilidades en el manejo de formas de papelería

|Funciones |Dependencia Responsable |
|Estudio y Control del Diseño. |Centro de Servicio de Productividad Bancaria. |
|Impresión, Almacenamiento y Distribución.|Centro de Servicio de Recursos Físicos. |
|Manejo, Suministro y Control de Existencias. |En la Dirección General, el Centro de Servicio de Recursos |
| |Físicos. Sección de Compras y Activos Fijos. |
|Manejo, suministro y Control de Existencias. |En las regionales elempleado que desempeñe las funciones de|
| |Almacenista. |

Fuente : Centro de Servicio de Productividad Bancaria ,Banco Caja Social.

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Figura 4. Panorama general del manejo de formas de papelería
Tabla 3. Requerimientos que puede generar una forma de papelería

|Tipo deRequerimiento | |Dependencias que intervienen |
|Diseño | |Centro de Servicio de Productividad Bancaria |
|Rediseño | |Centro de Servicio de Productividad Bancaria |
|Impresión | |Centro de Servicio deProductividad Bancaria |
| | |Centro de Servicio de Recursos Físicos |
|Reimpresión | |Centro de Servicio de Productividad Bancaria |
| | |Centro de Servicio de Recursos Físicos |
|Eliminación| |Centro de Servicio de Productividad Bancaria |
| | |Centro de Servicio de Recursos Físicos |
| | |Centro de Servicio de Mercadeo |

Fuente : Centro de Servicio de Productividad Bancaria, Banco Caja Social....