fraces

ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA CAPRECOM







Angel Felipe Osma Castellanos
Once A








INSTITUCIÓN EDUCATIVA ANTONIO RICAURTE
SANTANA - BOYACA
2014
ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA CAPRECOM




Angel Felipe Osma Castellanos
Once A



Trabajo presentado como opción del proyecto productivo confin de obtener el título como técnico en asistencia administrativa otorgada por el SENA.
ASESOR: María Estella García Escobar
Administradora de Empresas




INSTITUCIÓN EDUCATIVA ANTONIO RICAURTE
SANTANA - BOYACA
2014
INTRODUCCIÓN 


Vivimos en la era de la revolución de la información; una buena información es lo único que se necesita para lograr objetivos, tener éxito, poder,acceder a derechos, deberes, toma de decisiones etc. Ahora si dicha información es manipulada de forma indebida trae consecuencias económicas, judiciales, quiebra de las empresas y demás resultados negativos, Para prevenir dichas consecuencias es necesario contar con herramientas como la creación de programas, procesos normalizados de gestión documental que permitan a la empresa tener una correctaadministración de su información para así prevenir cualquier intento de corrupción, y/o desfalco a la que todos los días están expuestas todas las empresas.











PROBLEMA


DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Muchas empresas ignoran la importancia de tener sus archivos organizados por eso no le prestan la atención necesaria que deben recibir, sabiendo que en los documentos se registrantodas las actividades, que para el presente, o futuro de la empresa van a servir de prueba y testimonio, de lo que la empresa ha hecho en todo el ciclo de su vida. 

La empresa produce una gran cantidad de documentos cada día producto de las funciones que desempeña. La inadecuada administración de estos trae graves inconvenientes para la empresa como desfalcos que pueden presentarse ya que no hayun control y asignación de responsabilidades en los procesos como trámite, conservación y seguridad de estos, ejemplos: desfalco a la salud, el caso de Agro Ingreso Seguro, el carrusel de la contratación.


El mal servicio a socios y clientes, es debido a la perdida, y destrucción de documentos que son importantes para la toma de decisiones y para dar respuesta a solicitudes de los clientes.OBJETIVO GENERAL


Crear la Tabla de Retención Documental en la dependencia CAPRECOM, con criterios archivísticos para garantizar la adecuada administración de documentos dentro de la empresa.


OBJETIVOS ESPECIFICO


Para elaborar la Tabla de Retención Documental en la dependencia CAPRECOM es necesario:

-Crear el organigrama de la empresa.
-Hacer una investigación preliminarde la empresa.
-Analizar e interpretar la información recolectada en la investigación de la empresa.
-Elaborar la propuesta de la TRD.
-Hacer seguimiento y actualizar la TRD. 






JUSTIFICACIÓN


Los archivos son esenciales para la gestión gubernamental, para el funcionamiento del estado(Archivo general de la nación), se constituyen en herramientas para la administración de lajusticia, la gestión económica, política y correcta administración de las entidades, son testimonio de los hechos, permiten la toma de decisiones, registran derechos y deberes de los ciudadanos.

Una correcta administración le permite tener control de los distintos procesos y procedimientos que se realicen en toda la empresa, de acuerdo a esto podrá determinar si se está cumpliendo con los objetivospropuestos, podrá analizar aspectos como ventajas, desventajas y mejoras que hay que hacer en la empresa 

El hecho de tener sus archivos organizados permite que sus documentos sirvan de testimonio de sus actividades, procesos, procedimientos y que además se lleven a cabo de forma organizada. Para que se cumplan dichos propósitos es importante elaborar y aplicar las TRD por que permiten tener...