FUENTES Y FORMAS DE OBTENER DATOS

FUENTES Y FORMAS DE OBTENER DATOS
FUENTES DE LOS DATOS
En general, los hechos se presentan antes los consultores en tres formas.
§ Registros,
§ Acontecimientos y condiciones,
§ Recuerdos,
Los registros son hechos almacenados de tal forma que se pueden leer o transcribir. Incluyen documentos (archivos, informes, publicaciones), archivos de computadora, películas, microfilms, cintas, dibujos,fotografías, gráficos, etc.
Los acontecimientos y condiciones son los actos y las actividades, y las circunstancias que los rodean, que se pueden observar. De ahí que los hechos de ese tipo se obtengan por medio de la observación y registrando los resultados de las observaciones.
Los recuerdos son toda la información almacenada en la menta de las personas que trabajan en la organización delcliente, están asociadas con ella o simplemente pueden proporcionar información útil al consultor.
El consultor hábil evitara tener que recurrir a formas indirectas y lentas de acopio de información si la misma información se puede obtener de manera directa y sencilla. En muchos casos esto implica ir a preguntar a la gente.
RECUPERACIÓN DE LOS DATOS REGISTRADOS.
Los consultores darán preferencia a lautilización de información de que ya se dispone en registros antes de buscar otras formas de acopiar datos. Sin embargo, existen ciertas trampas que se deben evitar al recuperar los datos registrados.
· Muchos registros no son fiables y dan una idea distorsionada de la realidad. Los manuales sobre la organización y el funcionamiento pueden incluir descripciones detalladas de procedimientosque se abandonaron hace mucho tiempo. Hasta los sistemas de información basten perfeccionados pueden aportar datos erróneos si la información de entrada es incompleta y poco fiable.
· Es común en organizaciones, tanto privadas como públicas que diversos departamentos tengan registros diferentes sobre las mismas actividades, insumos o productos.
· Los criterios y los valores utilizadosen el registro de datos se modifican y el consultor debe conocer esas modificaciones.

REGISTROS ESPECIALES
Se pueden disponer de registros especiales si no es posible obtener fácilmente la información en los registros existentes, o éstos no son de fiar. Por regla general, se pedirá a los empleados del cliente que trabajan en un sector determinado que registren los datos y que se los pasen alconsultor. Por razones de economía ese registro de datos debe ser sencillo y durar solo el tiempo necesario para que sean fiables.
OBSERVACIÓN
La observación es el método que el consultor emplea para obtener información que no se puede obtener de inmediato.
En la consultoría de impulsión del proceso, el consultor puede ser un observador en reuniones de la dirección y del personal durante las cuales esposible determinar los procedimientos y comportamientos del grupo que está relacionado con el problema. Normalmente, la observación se centrará en grupos más que en individuos.
El consultor puede también observar las formas en que se establecen relaciones. ¿Dónde se reúne el personal para hablar e intercambiar información? ¿Quién tiene contactos de trabajo o informales frecuentes y con quién?¿Quién evita a quién?
Entre la información que el consultor suele obtener por medio de la observación cabe mencionar la siguiente:
Ø Trazado de la fábrica, los almacenes y las oficinas;
Ø Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores;
Ø Métodos de trabajo, ritmo y disciplina del trabajo;
Ø Condiciones de trabajo (ruido, iluminación, temperatura, ventilación, orden y limpieza);
ØActitudes y comportamiento de los directivos superiores e intermedios, los supervisores, los especialistas del personal y los trabajadores;
Ø Relaciones interpersonales y entre grupos..
Dado que la mayor parte de las personas se sienten incomodas cuando se les observa, el consultor debe poner especial cuidado en procurar que se sientan tranquilas antes de empezar a observar sus actividades....