Funcion base de datos en excel

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Funciones Base de Datos en Excel
viernes, marzo 16, 2007
Escribiendo las notas sobre Filtro Avanzado me acordé de un tema que parece haber caído en desuso en Excel: las funciones Base de Datos (Database Functions, DBase Functions).

Estas funciones permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla de datosque en su primera fila tiene encabezamientos.

Tal vez uno de los motivos de la pérdida de popularidad de estas funciones sea la alternativa de usar tablas dinámicas (pivot tables) y fórmulas matriciales (array formulas).

Sin embargo en la mayoría de los casos, las funciones base de datos son preferibles a las fórmulas matriciales.
Las funciones matriciales son muy poderosas pero tienen ungran inconveniente: producen problemas de recálculo. El uso intensivo de fórmulas matriciales hace que los archivos tarden en recalcularse. En este terreno, las funciones base de datos son la mejor alternativa.

Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en común:
Función BD(base_de_datos, campo ,criterios).

El argumento base_de_datos es la tabla/lista quecontiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el cálculo y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.

Existen 13 funciones base de datos (XL2003), entre ellas BSUMA, BCONTAR y BPROMEDIO.

Consideremos esta lista

El rango A5:E20 está asociado al nombre "alumnos"

Si queremos calcular la cantidad de alumnos que cumplen doscondiciones simultáneamente: han recibido por lo menos 80 puntos en matemática y por lo menos 75 puntos en historia, hacemos lo siguiente

Nótese que en la primer fila de la hoja hemos replicado los encabezamientos de las columnas de la tabla de datos.

En la celda E22 hemos puesto la fórmula =BDCONTARA(alumnos;1;B1:D2)
Base de datos en en Excel.  Tanto los campos como el contenido de  éstoscambian automáticamente a la hoja listado.
Este libro de excel consta de 2 hojas, la hoja con el nombre listado es donde donde buscamos los datos que se encuentran en la base de datos y ésta es donde debemos indicar los campos y su contenido.
En la hoja (base de datos), en la primera fila debemos dar el nombre a cada campo y éstos deben cambiar automáticamente de la hoja listados.
Al terminar decrear los campos debemos ir introduciendo debajo de estos en cada fila los datos que corresponden. Esta hoja consta hasta de 25 campos.
En la primer fila A:A es donde buscará los datos correspondiente a este campo (por lo tanto debemos indicar un campo donde no se repita el contenido de este campo), como por ejemplo se puede introducir datos como el DNI, un código o una referencia que no se repita.Se puede ir probando introduciendo los datos de las primeras filas para ver el funcionamiento en la hoja listados.
Bases de datos con Excel

Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que éste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino más bien a que podemos aprovechar la potencia de cálculo de la aplicación para procesar datos, que podemosescribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas.

Gracias a las facilidades de importación de datos externos que comentamos en el punto anterior de esta unidad didáctica, Excel tiene la posibilidad de recoger automáticamente el resultado de consultas a bases de datos, ficheros de texto, otras hojas de cálculo, etc., y realizar cálculos con los datos importados. Ademásdispone de un conjunto de funciones especiales de bases de datos y de la posibilidad de crear informes de tablas y gráficos dinámicos a partir de agregados de las tablas. Todo esto es lo que aprenderemos a utilizar en este apartado.

Representación de datos mediante tablas

Si hemos trabajado con algún sistema gestor de bases de datos, como por ejemplo Microsoft Access, sabremos que los...
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