FUNCION DE LA SECRETARIA

Funciones de la secretaria de Departamento:
Funciones y responsabilidades más significativas.-
-Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento.
-Redacta correspondencia detrámite, o más compleja, en base a las indicaciones recibidas, preparándola para su firma y salida.
-Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende.
-Busca informaciones pertinentes en laempresa.
-Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas al efecto (Estadísticas, cuadro de mando del departamento, etc.).
-Mantiene al día e introduce eventualmenteadaptaciones en el sistema de archivo de su departamento.
-Participa en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior.
-Prepara los desplazamientos del personal del departamento.-Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta los informes y actas correspondientes.
-En ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades rutinarias y detrámite.
-Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas. Concierta las procedentes entrevistas.
-Consigue informaciones pertinentes de sus interlocutores.
-Prepara las condiciones materialesnecesarias para la celebración de reuniones, conferencias, etc.
-Utiliza adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial, etc.) que conoces.



Formación.-
-A nivel de BUP oFormación Profesional Administrativa.
-Cursos de Secretariado.
-Mecanografía a partir de 250 pulsaciones por minuto.
-Taquigrafía, a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivelnormal de lectura.
-Conocimiento práctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de cálculo y aplicaciones informáticas.
-Idiomas. Conveniencia/-necesidad, según la empresa y el departamento-de conocer/dominar uno o más idiomas extranjeros (inglés, francés, alemán,entre otros).
Experiencia.-
-Dos o tres años. Uno de ellos, al menos, realizando tareas similares a las anteriormente...