Funciones

Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidadesy sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción:Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que sele debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. Enesta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.
Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de susfunciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependenciaProducción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manualesde procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.
• Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).• Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes,gramaje, tintas.
• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
• Determinación de uso y finalidad de los documentos.
• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o...