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Guía para organizar conferencias

por Liya Palagashvili (2010)

Traducción al castellano:
Guillermo Villalba: gvillalba@eslibertad.org
Daniel Duarte: dduarte@studentsforliberty.org

2013

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

Llevar a cabo una conferencia o una charla es una de las mejores maneras de difundir
las ideas de la libertad en el campus universitario. Proporciona a tu grupo un foropara
presentar tus ideas y atraer a nuevos miembros. La siguiente es una guía paso a paso con
consejos sobre cómo sacar el máximo provecho de tus eventos. Recuerda que en todo
momento la clave es ser lo más proactivo posible. Hazte cargo de los detalles anticipadamente
y no esperes hasta el último minuto. Esto te ahorrará toneladas de estrés, ¡asegurado!
Los diez pasos para organizar unaconferencia exitosa son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Fijar el orador y la fecha - TEMPRANO
Reservar el salón - TEMPRANO
Confirmar el orador
Lidiar con la administración y la burocracia
Crear un evento en Facebook
Publicidad estratégica
Confirmar la logística
Último Gran Impulso
¡Día D!
Después del evento

Paso 1: Fijar el orador y la fecha
El aspecto más importante deorganizar un evento estudiantil exitoso es hacer las
cosas lo más pronto posible. El primer paso es mostrar interés en el orador. Ya has hablado
con el orador en persona sobre realizar un evento y ahora estás haciendo el seguimiento, o has
contactado por correo electrónico a un orador por vez primera para mostrar interés. Como sea
que te comuniques con el orador, asegúrate de que sea hechotemprano. Esta etapa debe ser
de 2 a 3 meses antes del evento planificado.
Durante la comunicación inicial con el orador, conversa sobre posibles fechas
disponibles para el orador y diferentes temas para la conferencia. El orador te dirá los días y
horarios en que esté disponible, o que esté en la zona para dar la conferencia. Llegado a este
punto, deberías empezar a descartar las fechas que entranen conflicto con cualquier otro
suceso importante que ocurra en su campus (esto es muy importante). Fechas de un gran
juego de baloncesto o de fútbol, fiestas, vacaciones, etc. son malas para tratar de llamar la
atención de la multitud estudiantil. Si tu universidad se encuentra en grandes áreas
metropolitanas como Washington, D.C. o Filadelfia, asegúrate de comprobar que otros grupos
aliadosde estudiantes por la libertad no estarán realizando un evento en esa fecha y
hora. Además, asegúrate de que tú y los demás encargados del evento no tengan una clase o
conferencia a la que tengan que asistir.
Elegir el mejor momento depende de la comunidad en tu universidad. Si tu universidad
es una cuyos estudiantes viajan diariamente desde lejos, trata de elegir un momento al
anochecermientras los estudiantes todavía se encuentran en el campus. Lunes, martes,
miércoles y tienden a ser los mejores días para los eventos.
Paso 2: Reservar el salón

info@eslibertad.org │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

Durante el Paso 1 debes haber conseguido un par de fechas en las que el orador
estaría disponible para realizar el evento. Llegadoeste punto, deberías reservar el salón
apenas tengas esas fechas (y después de haber descartado las que entran en conflicto con
otros grandes eventos). Dependiendo de la universidad, podrías tener que reservar hasta 2
meses por adelantado para conseguir siquiera un salón. Reservarlo con 1-2 meses de
anticipación es clave. Esto te da una mejor oportunidad de conseguir el salón del tamaño yubicación que desees. También te coloca en ventaja para que puedas empezar a anunciar el
evento tan pronto tengas el salón confirmado.
La mejor ubicación es la que está cerca de las zonas más utilizadas del campus. Reserva
el salón por suficiente tiempo para dar al orador lo que necesite para explayarse, para una
larga sesión de preguntas y respuestas, y para que los estudiantes que quieran...