Geastion

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestion de cobranza y analisis de cartera

Objetivo: Mantener a nuestros clientes informados sobre el estado de sus obligaciones, previendo que éstas permanezcan al día.

Recaudar el presupuesto de cartera de acuerdo a las ventas mensuales haciendo control en las cuentas por cobrar de la compañía, generando en los clientes un mejor hábito de pago yprestando un servicio al cliente para detectar la conformidad con los productos adquiridos; así como realizar auditorias para verificar que los procesos se están haciendo adecuadamente.

Alcance: Detectar las ventas a clientes no apropiados y Mantener la cartera de la compañía al día, mediante el cobro de las facturas que se encuentren vencidas, con el fin de prolongar la relación con elcliente para ventas futuras.

PROCESO ACTIVIDAD DOCUMENTOS

Analisis de cartera

Abrir y analizar los archivos de cartera diaria actualizada dividida en Bogotá y nacional con el fin de determinar el foco de acción, la cual se encuentra en
Escritorio/consulta de cartera, así como la cartera total de la compañía la cual se encuentra en lared Fasty/cartera /consultas /informe diario /cartera/cartera total del dia; Para verificar los datos basicos de todos los clientes que la conforman:

• Nit del cliente

• Nombre del cliente

• Dirección

• Teléfonos

• Numero de la factura

• Fecha inicial de la factura

• Fecha de vencimiento de la factura

• Días de rotación

• Código delcobrador

• Nombre del cobrador

• Valor inicial

• Saldo a la fecha

• Valor vencido

• Vendedor inicial

• Vendedor actual

Con el fin de obtener un mejor detalle la cartera la encontramos divididas de acuerdo a las siguientes características:

CONSULTA POR CATEGORIA:

• General por gerencia (luis o Nelson; Bogotá o nacional)
• Generalcategorizada (totalizadas en rangos de días de vencimiento de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, 91 a 120 121 y mas de 150 dias en mora.)
• cartera total.

CONSULTA POR RESPONSABLE:

• General por gerencia (luis o Nelson; Bogotá o nacional)
• Cartera dividida por coach y su respectivo grupo.
• Cartera dividida por cada vendedor independiente.
• Cartera total.

CONSULTA POR SEGUIMIENTOS:• Encontramos las observaciones de las llamadas ya realizadas y la calificación de cada una de ellas; con el fin de realizarle seguimientos a los clientes que continúan en mora.

Archivos de cartera.

Se analiza la cartera para iniciar labor de cobranza de acuerdo a los siguientes parámetros:

• edades de mora.
• montos
• presupuesto de cobro
• recaudo diariode vendedores; informe que día a día es generado por el departamento de cartera, donde podemos ver el comportamiento del recaudo con respecto a la cuota de cada vendedor y general, este informe lo encontramos en el correo corporativo enviado por cartera.nacional@wurth.com.co el día anterior, o en la red \192.168.2.111\consultas\Informe Diario\Ventas y Recaudo.

Informe de ventas y recaudo.Verificar el correo corporativo para evacuar las solicitudes de vendedores relacionadas con apoyo con llamadas de cobranza a los clientes que soliciten.

-correo corporativo

Abrir archivo de observaciones y seguimientos a realizar a diario, este archivo lo encontramos en la red
Cartera en fasty / cobranza/ consolidad seguimientos y observaciones /copia diaria; en este informe encontramostoda la información registrada en la base de datos de sigo de cada cliente, es decir el historial de cada uno de ellos y los seguimientos hechos desde el año 2.008 de cada llamada realizada, los datos del archivo son los siguientes:

| |
|-NIT- Suc |
|...