Gestión de Activos

LA GESTIÓN DOCUMENTAL CLAVE DE LA GESTIÓN DE ACTIVOS PÚBLICOS (G.A.P.)

1. Introducción.

La existencia de Empresas Públicas, dentro de una economía de Libre Mercado, sólo debería tener sentido cuando se pretenda garantizar la prestación de un servicio a la comunidad, servicio de carácter básicamente social, quedando en un segundo plano el objetivo económico.

Sin embargo, ese segundoplano de lo económico como objetivo final, no debe equivaler al desinterés total de la gestión económica de la Empresa.

Muy al contrario, la gestión económica de una Empresa Pública, requiere a menudo un mayor esfuerzo de gestión y de creatividad por parte de su Gerencia, ya que al no existir competencia en el mercado con otras empresas de objetivos afines, se cae frecuentemente, en un mal oinexistente planteamiento de objetivos empresariales.

Incidiendo en este último párrafo, uno de los primeros errores producidos en las Empresas Públicas, es el total desconocimiento del valor real de sus activos, así como la minusvaloración, muchas veces por falta de seguimiento y control, de los costes económicos que implican la utilización tanto de recursos propios, como externos.

Para paliarestos defectos, cada vez más, se intenta dotar de características de Empresa Privada a las Públicas, sin dejar de tener en cuenta la consecución del equilibrio entre el cumplimiento de un servicio público que posibilite la satisfacción de una demanda cautiva i colectiva, a la vez que imprescindible para el correcto desarrollo de la actividad humana tanto individual como socialmente, y que a la vez,esto se realice teniendo presente el carácter empresarial de una empresa privada.

Uno de los instrumentos que puede ayudar a conseguir esta caracterización, es la utilización generalizada de software específico dentro de una estructura informatizada correctamente, teniendo en cuenta que la informatización siempre requiere inicialmente un esfuerzo de análisis, no exento de autocrítica, y unaconcreción de objetivos.

La finalidad de este artículo es hacer una breve descripción del proceso de implantación en una Empresa Pública de servicios, como es Aigües Ter-Llobregat, destinada al abastecimiento de agua potable en alta de las poblaciones más importantes de la Provincia de Barcelona, de un nuevo concepto organizativo, la Gestión de Activos Públicos (G.A.P.), haciendo especialhincapie en la importancia de la Gestión Documental en todo el desarrollo, ya que la generación de nuevos documentos adquiere tal importancia y embergadura, que si desde un principio no se establecen normas de estructuración y uso de la documentación, el resultado del proceso puede estar más cerca del caos que del éxito. (Foto Nº.1)



2. Gestión de Activos Públicos (G.A.P)

2.1. Clasificación delos Activos

El concepto de Activo en cualquier empresa es básicamente un concepto contable, en este sentido, Activo es el conjunto de bienes materiales e inmateriales que posee la empresa.

Sin embargo, cuando nos referimos a una Empresa Pública, hace falta remarcar una serie de connotaciones o adjetivos calificativos que complementen la palabra Activo con la intención de poder tener unaperfecta interpretación de las funciones que políticamente se le asignan a este tipo de empresas.

La Gestión de Activos Públicos (G.A.P.), consiste en la óptima utilización de los recursos económicos, humanos, materiales, tecnológicos y en general, de todos aquellos de los que dispone el gestor, con el objetivo de que los Activos estén siempre en buenas condiciones de uso para poder desarrollarlas funciones de producción en condiciones de calidad y a la vez, controlando que los costes originados por la generación, la custodia y el mantenimiento de estos Activos, estén de acuerdo con lo previsto en la planificación presupuestaria aprobada por la empresa.

Hay cuatro aspectos fundamentales que tienen los Activos Públicos a la hora de poder realizar adecuadamente la gestión de los...
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