Gestion De Compras

GESTION DE COMPRAS


4.1. DETECTAR NECESIDADES: Cada una de las áreas de trabajo es responsable de reportar las necesidades de productos y/o servicios requeridos para dar cumplimiento a la prestación de los servicios de la Cooperativa a través del formato “GC-R-01-1 Requisición de Productos o Servicios”.


 Nombre del producto solicitado,
 Descripción del producto,

Y lasobservaciones que considere son importantes para la realización de la compra por parte del personal de la cooperativa, dentro de las cuales se pueden tener en cuenta las siguientes (fechas de entrega previstas, marcas, . condiciones de entrega, especificaciones especiales). Para cada uno de los municipios estas requisiciones deben hacerse llegar a la cooperativa en el formato correspondiente el cual sepuede enviar por correo electrónico para facilitar la gestión del proceso.

4.2. COTIZAR: En los casos en que aplique y en los que usted considere necesario, realice la cotización de los productos a comprar.

4.2UBICAR POSIBLES PROVEEDORES: Ubicar a los posibles proveedores de productos o servicios esa necesite a través de guías telefónicas, medios publicitarios o cualquier otro tipo de medio.4.3 SOLICITAR INFORMACIÓN A LOS POSIBLES PROVEEDORES: Solicite a los posibles proveedores la siguiente información:
Documentación Legal: Cámara de Comercio y Rut. Tenga en cuenta que para personas naturales en algunos casos solo aplica el RUT.
Sistema de calidad ISO 9000: Si se encuentra certificado (anexar copia del certificado), se encuentra en el proceso o no se encuentra trabajando enSistemas de gestión u otro tipo de certificación que evidencie el cumplimiento de los requisitos de calidad y conformidad del producto o servicio.
Forma de pago: de los productos que ofrece,
Tiempo de entrega: tiempo en el cual se compromete a entregar los pedidos,
Garantía: sobre los productos que ofrece.
Cualquier otra información que el proveedor considere importante suministrar.
Solicíteles,además: Catálogos, Listas de precios, Muestras físicas.

4.4 ANALIZAR LA INFORMACIÓN: Analice tanto la información comercial de las empresas y sus certificados, como la calidad de los productos ofrecidos, sus precios y garantías ofrecidas.
4.5 REALIZAR LA EVALUACION DE SELECCIÓN AL POSIBLE PROVEEDOR: Registre la información entregada por el proveedor en el formato GC-R-01-2 Hoja de Vida yEvaluación de Selección de Proveedores dentro de la cual se encuentra.
1. INFORMACION BASICA DEL PROVEEDOR:
Fecha en la cual se incluye al proveedor o en la cual se actualiza la información del proveedor.
Nombre del Proveedor.
NIT
Dirección
Correo Electrónico o pagina Web.
Contacto ( Indique el nombre de la persona con la cual usted se contacta para la realización de pedidos o compras deservicios)
Teléfonos.
Productos o Servicios que suministra.

2. INFORMACION RELACIONADA CON LOS CRITERIOS PARA LA EVALUACION DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR.

 Documentación entregada Cámara de Comercio o RUT.
 Certificado de Gestion de Calidad o de conformidad del producto o servicio.
 Forma de pago (Indique en días).
 Precios (Indique si se ajustan a la organización o son superiores).
Catálogos o información de producto o servicio.
 Garantía ofrecida sobre el producto o servicio.

4.6. APROBAR AL PROVEEDOR: De acuerdo a la información que tiene del proveedor y del puntaje obtenido en la evaluación inicial usted debe decidir si lo aprueba o no. En la Hoja de Vida y Evaluación de selección se encuentran ya estandarizados los niveles de puntaje que se asignan a cada proveedor deconformidad con los requisitos cumplidos los cuales se distribuyen de la siguiente manera.

CRITERIO PORCENTAJE DE CALIFICACION
Cámara de Comercio Si posee registro mercantil y lo entrego se registra si en la casilla y esto corresponde a un porcentaje de calificación del 5%. NOTA: Para los casos de personas naturales que no tienen establecimiento comercial se registra SI a fin de no afectar la...