GLOSARIO DOCUMENTAR Y CONTROLAR LA INFORMACI N

Documentar y Controlar la información

GLOSARIO
COMPETENCIA DOCUMENTAR y CONTROLAR LA INFORMACIÓN
Asesores:
Angy andrade
Jessica peñuela
Alexander palacios

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Documentar y Controlar la información

1. ACTIVIDAD: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o
subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante lautilización
de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo
determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categoría
programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición de uno o varios productos terminales.
La actividad es la acción presupuestaria de mínimo nivel e indivisible alos propósitos de la asignación formal
de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa
como parte de una función asignada.
2. ALCANCE: El alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del
producto. la preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito,y
se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante
el inicio del proyecto. durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de
manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. se analizan los
riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificarque estén completos; según sea necesario,
se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones.
3. ARCHIVÍSTICA:

La

archivística

se

había

mantenido

centrada

en

buscar

maneras

de

almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios
digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar ygestionar
información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será
dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes,
también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas
organizaciones. La archivística se enseña como ciencia en muchasuniversidades; en programas

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de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos
casos como cursos en carreras de Historia.
4. AUDITORIA: La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas
independientes del sistema auditado, que puede ser una persona, organización,sistema, proceso, proyecto o
producto.
5. BASE DE DATOS: Conjunto de registros cuantitativos y/o cualitativos interrelacionados que se almacenan con
objeto de satisfacer las necesidades del proceso de información en una organización. El término implica más
de un archivo integrado, utilizado para muchas aplicaciones de procesamiento. La base de datos permite incluir
información nueva o modificar laexistente, eliminando toda posibilidad de redundancia e inconsistencias,
además de que posibilita compartir la información y mejorar los controles sobre la misma.
6. BASE DOCUMENTAL: Una base de datos documental está constituida por un conjunto de programas que
almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos o datos de algún modo estructurados. Este tipo de
bases de datos constituyen una de lasprincipales subcategorías dentro de las denominadas bases de datos.
A diferencia de las bases de datos relacionales, estas bases de datos están diseñadas alrededor de una noción
abstracta de "Documento".
7. CARACTERIZACIÓN: Una excelente manera de planificar los procesos y de ahí en adelante su
gerenciamiento, es mediante la caracterización o descripción de cada uno de ellos. Al caracterizar el...