GTD

GTD es una metodología destinada a descargar de la memoria de los profesionales todos aquellos detalles, citas, proyectos, cosas, que ocupan y preocupan a nuestra persona de forma innecesaria.
Allen propone estructurar nuestras tareas en un sistema de listas
Por ubicación: Si estamos en casa o en la oficina habrá tareas que no podremos realizar por no disponer del entorno o las herramientas detrabajo adecuado. Creamos listas como Oficina, Casa o más específicas como Reunión, Ordenador, Encargos para recolectar tareas a realizar ante nuestro equipo informático o cuando salimos de compras. La clave radica en agrupar tareas que podamos realizar de golpe sin cambiar de entorno.
Por tiempo: Disponemos siempre de una lista de tareas para realizar en un intervalo corto de tiempo. Aquellos diezminutos que tenemos entre reunión y reunión, esa media hora que nos sobra a la hora de comer o al final de la jornada. No siempre dispondremos de la energía y del tiempo suficiente para completar una gran tarea, la lista de pequeñas acciones potenciará nuestro día aprovechando los momentos muertos.

Uno de los procesos más importantes es el de recopilación. Tenemos que crear un Input box /Bandeja de Entrada de ideas físico donde verteremos todos los temas pendientes, ideas, proyectos en curso, frentes abiertos, o cuestiones que tengamos pendientes. La idea es descargar todo de nuestra memoria RAM y traspasarlas a nuestro sistema de listas.

Es importante definir el concepto ACCIÓN. Para GTD una tarea es una acción física. Por ejemplo, una cosa es hacer la declaración de la renta(incorrecto) y otra es ir a Solicitar el borrador de la declaración a hacienda (correcto). Delimitamos la primera acción a realizar con más precisión, evitando perdernos en tareas vagamente definidas y que pueden estar compuestas de varios pasos, para estas crearemos un PROYECTO. GTD considera un proyecto todo aquel objetivo que necesita más de una acción física para ser completado.
Si no entendemos losconceptos acción y proyecto podemos llegar a sobrecargar nuestro sistema de control de tareas con acciones demasiado complejas y poco desglosada.

Recopilar

GTD propone la utilización de un sistema para almacenar todos los detalles de nuestros proyectos y tareas pendientes sobre un soporte material. En lugar de utilizar nuestra mente para guardar la información necesaria, utilizamos un sistema delistas, con el objetivo de desocupar nuestra memoria inmediata y ganar agilidad y concentración. El primer paso para iniciar GTD es el proceso de recopilación.
Antes de comenzar con el proceso de recopilación debo hacer referencia a la Inputbox / Bandeja de entrada. Es un concepto similar a la bandeja de entrada de nuestras aplicaciones de correo electrónico, donde se descargan todos los correosrecibidos y posteriormente son leídos y procesados por el usuario. La Bandeja de entrada representará el espacio físico – o sobre soporte electrónico – donde depositamos todos los elementos pendientes, todas las ideas para un proyecto o cualquier cosa que ocupe nuestra mente. Puede tratarse de una bandeja para depositar documentos o una carpeta en nuestro ordenador, la clave es su ubicación: Unlugar de fácil acceso y presente durante nuestro tiempo de trabajo.
La recopilación es el proceso con el que traspasaremos de nuestra mente al sistema de listas de GTD todas las tareas pendientes y temas abiertos. Para empezar es indispensable disponer de una Entrada física, donde dejaremos todos aquellos papeles, correos, documentos e ideas-descritas sobre papel, para ser posteriormente procesados.La revisión debe abarcar nuestros asuntos profesional y personales indistintamente ya que la mente no realiza distinción alguna a la hora de gestionar la memoria dedicada a nuestros compromisos.
Habrá temas que dispongan de una representación física, como una carta o un documento, tal vez un monton de facturas pendientes de clasificación o una invitación a un evento … Muchos otros, los que...