Guatcnicacolombiana185 110330082021 Phpapp02

GUÌA TÈCNICA
COLOMBIANA

GTC 185
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

TEMAS A TRATAR…………..
1 INTRODUCCIÓN
2 OBJETO
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
4 ASPECTOS GENERALES PARA LAS
COMUNICACIONES
5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

INTRODUCCIÒN
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TIENE COMO PROPÓSITO
BRINDAR
HERRAMIENTAS QUE
FACILITEN LA GESTIÒN
DOCUMENTAL EN LAS
ORGANIZACIONES, CON
EL FIN DE SIMPLIFICAR Y
ORGANIZAR LAPRESENTACIÒN Y EL
MANEJO DE LAS
COMUNICACIONES
IMPRESAS Y
ELECTRÒNICAS. A SU
VEZ, CONTRIBUIR CON
LA DISMINUCIÒN DE
TIEMPO Y LOS COSTOS,
CON BUENA CALIDAD.

OBJETO
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ESTA GUÌA PRESENTA
RECONMENDACIONES PARA
ELABORAR DIFERENTES TIPOS DE
DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS
ORGANIZACIONES.
TIENE ENCUENTA LOS ASPECTOS
GENERALES DE LA COMUNICACIÒN Y
PRESENTA UN ORDEN PARA LAS
PARTES DE CADA DOCUMENTOCON
BASE EN EL ESTILO Y LA
PRESENTACIÒN.
ESTÀ DIRIGIDA A EMPRESARIOS,
DIRECTIVOS, INSTRUCTORES,
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS,
SECRETARIOS Y TODAS LAS
PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA
GENERACIÒN DE DOCUMENTOS,
PARA FACILITAR SU ELABORACIÒN Y
PRESENTACIÒN.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES
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ABREVIATURA: Grupo de

palabras obtenida por la
eliminación de alguna de
las letras y siempre se
cierra con un punto.ACRÒNIMO: Vocablo
conformado por diferentes
letras iniciales y no iniciales
de una razón social.
Ejemplo: CAFAM: Caja
Compensación Familiar.
ACTA: Documento escrito
que contiene lo sucedido,
tratado y acordado en una
reunión o situación
especifica.

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ANEXO: Documento o

elemento que se adjunta a
la comunicación o al
informe, sirve para
complementar y aclarar.
ASUNTO: Síntesis delcontenido de la
comunicación.
CARGO: Nombre de la posición
que ocupa la persona
responsable de expedir el
documento.
CARTA: Comunicación escrita
que se utiliza en las relaciones
entre organización y personas
naturales; igualmente , en las
relaciones entre
organizaciones y sus
empleados.

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CERTIFICADO: Documento de
carácter probatorio, público y
privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de unhecho o acto solemne.
CIRCULAR: Comunicación
escrita de interés común, con
el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo especifico
de personas tanto interna
como externadamente.

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CONCLUSIONES: Juicio critico
y razonado del análisis sobre
los resultados del informe,
presentados de manera directa
clara, concisa y lógica.
CONSTANCIA: Documento de
carácter probatorio, que no
requieresolemnidad.
COPIA: Fiel reproducción del
documento.
DESPEDIDA: Palabra o frase
de cortesía con la cual se
finaliza una comunicación.
DESTINATARIO: Persona a
quien va dirigida la
comunicación.

CÒDIGO
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Sistema
convencional que
identifica el
departamento, el área
o la sección que
produce le
documento con sus
respectivas series,

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hace referencia a la
identificación
numérica, alfabética,alfanumérica
y
otros,
de
la
dependencia
en la
organización, seguida
de
la
serie
documental, en caso
de que exista.

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ENCABEZADO: Título de la
comunicación que se realiza,
línea de identificación para
indicar la continuidad del
documento.
ESTILO: Distribución de las
diferentes líneas que
conforman la comunicación.
INFORME: Documento que
describe o da a conocer datos
precisos sobre el estado decualquier actividad, estudio o
proyecto, relativo a una caso
concreto parda conocer
resultados de procesos
administrativos.
INTERLÍNEA: Distancia vertical
entre los renglones.

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INTERLÍNEA LIBRE: Renglón sin
escritura.
LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de
anexos, copia e identificación
del transcriptor.
LOGOTIPO: Símbolo que
identifica a la organización.
MÁRGENES: Distancia que
queda enblanco en cada uno de
los cuatro lados de una página
impresa.
MEMBRETE: Inscripción impresa
del conjunto de datos que
identifican a una persona natural
o jurídica.
MEMORANDO: Comunicación
escrita que se emplea en las
organizaciones para tratar
asuntos internos .

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MODELO: Esquema de

distribución de zonas que le
permite la organización la
diagramación de su papelería.
OBJETIVO:...