Guia 1 Micro



Microfilmación

1. Para la microfilmación y/o la digitalización, la automatización de los documentos en una entidad sea pública y/o privada se hace necesario conocer y definir que es:

a. microfilmación y/o la digitalización, la automatización


Definición
Objetivos
Ventaja
Desventaja








Microfilmación:
El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental basadofundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado dereducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida.
-Preservar los documentos originales cualquiera que sea su soporte
-Determinar las características del proceso de microfilmación para los diferentes documentos y su respectivo tratamiento a su soporte.
-Genera procesos de selección y eliminación, lo cualdisminuye el peso en las estructuras y locales de archivo.
- Imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y preserva la información en casos de desastres naturales o accidentes.
- La duración de la información microfilmada es de más de 100 años.
- Su duplicación es muy fácil, lo cual permite una consulta sin riesgos de dañar el documento fuente.
- Se puede trasladar a través delcorreo, lo que facilita transporte y bajo costos del mismo.
-Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papel.
-Lentitud en la búsqueda: Aun partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lentaque en los sistemas informáticos.
-Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultado por un usuario a la vez

Digitalización:
La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes
-Mejorar la productividad, reduciendo costos de producción y mejorando la calidad.
Mejorar las condiciones detrabajo del personal, suprimiendo trabajos penosos e incrementando la seguridad.
-Realizar operaciones imposibles de controlar intelectual o manualmente.
-Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer cantidades necesarias en el momento preciso.
-Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso.
-Integrar la gestión yproducción.
-Reducción del espacio físico que ocupan.
-Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
-No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y búsquedas.
-Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.
-Posibilidad dedistribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.
-Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la información contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo.
-Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de losoriginales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.
-Incremento de costos fijos.

-Incremento de mantenimiento.
-Reducción de flexibilidad de los recursos.





Automatización:
Conjunto de instrucciones de computadora escritas con un lenguaje de programación, las cuales dirigen al hardware para que efectúe actividades específicas de procesamiento de datos y de información que...