Herramientas y estudios previos

Unidad 4

Técnicas, herramientas y estudios previos.

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Técnicas, herramientas y estudios previos.

4.1 Técnicas de recopilación de información.
Hay tres métodos interactivos clave que se pueden utilizar para obtener los requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos métodos son las entrevistas, el diseño conjunto de aplicaciones (JAD, Joint ApplicationDesigri) y la realización de cuestionarios. Aunque su implementación es diferente, estos métodos tienen mucho en común. La base de las propiedades que comparten es hablar con, y escuchar a, las personas de la organización por medio de una serie de preguntas formuladas cuidadosamente. Cada uno de los tres métodos interactivos para la recopilación de información posee su propio proceso establecido paraque usted lo siga al interactuar con los usuarios. Si se siguen, estos enfoques sistemáticos ayudarán a garantizar el diseño y la implementación apropiados de entrevistas, talleres JAD y cuestionarios, y apoyarán el análisis revelador de los datos resultantes. Al utilizar métodos interactivos junto con métodos discretos obtendrá un panorama más completo de los requerimientos de información de laorganización.

4.1.1 Entrevista.
Antes de que entreviste a alguien más, debe entrevistarse a sí mismo. Necesita conocer sus prejuicios y cómo afectarán éstos sus percepciones. Su educación, intelecto, formación, emociones y marco ético actúan como filtros poderosos de lo que va a oír en sus entrevistas. Necesita pensar detalladamente en las entrevistas antes de hacerlas. Visualice por qué las va ahacer, qué va a preguntar y qué es lo que a su juicio hará que esta entrevista tenga éxito. Asimismo, debe pensar cómo logrará que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que entreviste. Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener lasopiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales. Ante todo, busque las opiniones de la persona que entreviste. Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que los hechos. Por ejemplo, imagine que le pregunta a la dueña de una tienda tradicional, quien recientemente estableció una tienda en línea,cuántos reembolsos de clientes procesa comúnmente mediante transacciones en la Web cada semana. Ella responde: "Entre 20 y 25 por semana". Cuando usted revisa las transacciones y descubre que el promedio es de tan sólo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que la propietaria está exagerando los hechos y el problema. En cambio, imagine que le pregunta a la propietaria cuáles son susprincipales preocupaciones y que ella responde: "En mi opinión, son demasiado altas las devoluciones

Preparó:Ing. José Luis Duch Gary.

de productos comprados a través de la Web". Al buscar opiniones más que hechos, usted descubre un problema clave que la propietaria desea solucionar. Además de las opiniones, usted debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados. Recuerde que éstosconocen la organización mucho mejor que usted. Al escuchar los sentimientos de los entrevistados, usted puede entender la cultura de la organización de una manera más completa. Las metas son información importante que se puede recabar de las entrevistas. Los hechos que obtenga de los datos concretos y reales podrían explicar el desempeño pasado, pero las metas reflejan el futuro de laorganización. Trate de averiguar lo más que pueda acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas. Este quizá sea el único método de recopilación de datos efectivo para determinar las metas de la organización. En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted. Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo...