Hotels

Papelería que se Utiliza en un Hotel

CONTROL DE RESERVACIONES
* Manual
Este contiene una hoja de control de reservaciones, libretas de entradas y de salidas, Rack de tirillas de reservaciones y un archivo cronológico de reservaciones.
* Archivo cronológico de Reservaciones
Se tiene carpetas para cada día del año ya que en este lugar se dará toda la correspondencia del huésped y lademás papelería que se llenó por motivo de la reservación, cancelación, cambio depósito, etc.
* Hoja de Control de Reservaciones
Es una hoja de papel cuadriculado que consta de 31 columnas para todos los días del mes y con la cantidad de renglones correspondientes al número de cuartos del hotel. En esta hoja se van anotando las reservaciones recibidas y fundamentalmente sirve para evitar hacerun número de reservaciones superior a la disponibilidad del hotel. En este establecimiento se utiliza diferentes colores para distinguir los tipos de reservaciones por ejemplo:
* Reservaciones sin depósito (Blanco)
* Reservaciones con depósito (Amarillo)
* Grupos (Azul)
* Personas importantes (Rojo)
* Grupos periódicos (Negro)
* Entradas sin reservación (Verde)
Estasúltimas deben considerarse en los conteos, según el reporte, que envía el departamento de recepción al departamento de reservaciones.
* Libreta de Entradas y Salidas
En las páginas de la libreta se deben anotar todos los días del año: En la parte izquierda se anotan las entradas y en la parte derecha, las salidas. Por ejemplo; si un huésped reservó un cuarto con fecha de llegada del 7 de enero ycon fecha de salida el 9 del mismo mes, se escribirá una línea vertical en las entradas del día 7 y otra línea vertical en las salidas del 9 (En las hojas correspondientes a los días intermedios no se escribe nada).
Mediante la información de esta libreta se puede conocer el número aproximado de las entradas y salidas en un hotel en un día determinado; asimismo, servirá como base para laelaboración de algunos reportes.
* Rack Cronológico de Reservaciones
Aquí se colocan, las reservaciones ordenadas por día de llegada, las cuales deben ser escritas previamente en unas tirillas de papel y colocadas en unos objetos metálicos llamados “Charolillas”.

REPORTE NOCTURNO DE RECEPCIÓN AL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
* Llegada de una reservación
Primeramente hay que observar ladisponibilidad de la fecha indicada en la hoja de control de ocupación.
Llenar una hoja de “confirmación de reservación”
Dar de alta la reservación.
Archivar la forma impresa en el archivo cronológico de reservaciones, incluyendo la fecha en que el huésped llega al hotel.
* Cambios de fecha de llegada
Revisar si el hotel estará vacío para las fechas que el cliente desea hacer su reservación.Llenar la forma impresa “Cambio de reservación”
Archivar el nuevo cambio de reserva, con la reserva anterior.

CONTROL DE ESTADO DE HABITACIONES
Sistema manual de control de habitaciones
Este control de estado de habitaciones es en el estado en el que se encuentra cada una de ellas.
* Hoja diaria de Control
Este incluye los números de habitaciones y en ella anotan con lápiz el estado de lashabitaciones en el cual se puede borrar y modificar de acuerdo a los cambios.
Formas impresas
* Tarjetas de registro.
* Facturas.
* Recado telefónico.
* Control de quejas de los huéspedes

REPORTE DE AMA DE LLAVES
Este reporte lo envía la ama de llaves y contiene toda la información, de cada una de las habitaciones que hay en el hotel. Nosotros recibíamos este reporte 2 vecesal día.
Este reporte lo elabora la ama de llaves, considerando los reportes de las supervisoras, y tiene las siguientes claves.
* VL: Vacía y limpia.
* S: Salida y sucia.
* O: Ocupada.
* ND: No durmió.
* F: fuera de servicio.
* CX: Cama extra.
* SE: sin equipaje.
Central telefónica
Las formas que comúnmente se utilizan en la central telefónica del hotel son:
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