Importancia De Los Archivos En La Empresa

Importancia de los archivos en la empresa

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad, son muy importantes en laadministración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos,procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa. Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos,lo mismo que la normalización de formatos necesarios para la producción documental, asimismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente.Ayuda mucho también el buen manejo de los procedimientos que se requieren para el recibo, radicación y distribución de los documentos, mediante la utilización de sistemas eficientes de correo ymensajería.
La aplicación de las tablas de retención documental es fundamental para la organización, transferencias, recuperación, preservación y conservación de la información, ya que estos procesosayudan a tener claridad en el destino que daremos a nuestros documentos.
Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida y oportuna. Por lo tanto, es necesario encaminarlos paraque éstos sean verdaderos centros de información y ofrezcan utilidad en la administración. Debido a que son la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivenciay su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encimadel escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones,...