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ASOCIACIÓN GREMIAL DE EXPORTADORES DE PRODUCTOS NO TRADICIONALES - AGEXPRONT DIRECCIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS POLÍTICA DE USO Y MANEJO DE CAJA CHICA

POLÍTICA DE USO Y MANEJO DE CAJA CHICA

Documento Número: ST-Pl-FIN-001 Revisión: 1.0 Fecha de Publicación: 21-06-2006 Fecha última revisión: 21-06-2006

Este documento ha sido generado para uso exclusivo de la Asociación Gremial deExportadores de Productos No Tradicionales, por la División de Servicios Técnicos y su contenido es restringido a la audiencia. Este documento no puede ser transferido a terceros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito la Dirección de Servicios Técnicos.

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POLITICA

1.1

Audiencia

El contenido de este documento está dirigido a: • • Responsables de cajas chicas y sus jefes Usuarios de fondos de caja chica

NOTAS: Fondo Fijo: Es una cantidad de dinero, susceptible de reposición periódica, que se mantiene en efectivo o depositado en una cuenta corriente bancaria abierta anombre del responsable del fondo.

Formatos: • • F-PL-CCH -01 Vale de caja Chica F-PL-CCH-02 Formato de liquidación de caja chica

1.2

Propósito

1.2.1 Este Reglamento establece los procedimientos para la creación, manejo, reposición, liquidación y control de fondos rotativos. 1.2.2 AGEXPRONT pone a disposición de sus colaboradores, un fondo que permita tener liquidez en forma inmediata pararealizar gastos no mayores de Q.350.00 y así cubrir cualquier contingencia originada dentro de las actividades de la Entidad, con excepción de viáticos, papelería y útiles, mobiliario y equipo. 1.2.3 Todos los colaboradores de AGEXPRONT deberán de estar familiarizados con la política y normativa de uso de caja chica. Todo gerente, jefe y coordinador de la Institución es responsable de velar

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por el cumplimiento de la misma en sus áreas de acción y corresponsable de los gastos que se realicen. 2 CREACION DE FONDO FIJO

2.1

La creación del fondo fijo se solicitará a la Dirección de Servicios Técnicos

y Administrativos, quiénevaluará y autorizará la procedencia del mismo. Y determinará el monto a asignar, teniendo en cuenta el flujo de gastos de la unidad que lo solicita.

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CUSTODIA Y LIQUIDACIÓN DE FONDOS

3.1 La persona responsable del manejo del fondo fijo deberá mantener el fondo de caja chica en efectivo. 3.2 La reposición del Fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya gastado un máximo del 50%del monto asignado, adjuntando la liquidación y comprobantes respectivos y por lo menos una vez al mes, en el formato F-PLFIN-02. 3.3 De forma periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para constatar el manejo adecuado de la misma.

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USO DEL FONDO FIJO

4.1 Los gastos que se ejecuten con fondos de caja chica deberán estar debidamente presupuestados. 4.2 La autorización degastos con Fondos de Caja Chica, corresponde a los Jefes de áreas y Coordinadores de Comisiones. 4.3 La asignación de la cuenta de presupuesto (código contable) y la fuente de financiamiento es responsabilidad de cada departamento. 4.4 No está permitido que fraccionen las compras (pedir a un mismo

proveedor dos o más facturas por valores menores a Q350 para una misma compra para poder pagar elgasto por medio de caja chica).

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4.5 La factura que comprueba el gasto realizado debe de estar firmada por jefe de área, razonada y codificada, de acuerdo al presupuesto autorizado (número de cuenta y centro de costo). 4.6 Los fondos de...