Informe De Proyectos

* COORDINACIÓN DE PROYECTOS
OBJETIVO: Establecer objetivos específicos de área
DESCRIPCIÓN: Se realizaron reuniones de área, con invitación a gerencias para establecer el objetivo del departamento, siendo: Gestionar los proyectos. Se establecieron objetivos específicos y se estableció formular planes de acción para cada objetivo específico.
ESTATUS: Se establecieron los objetivos específicos,siendo en orden desde principal: Certificación de facturación, resumen financiero, proyectos (creación, planificación, ejecución, evaluación, seguimiento, cierre técnico, cierre), estadística (tiempos de personal, tiempos de entregables), capacitación, balance, medición desempeño líderes, requisiciones, documentación PAM, índices efectividad, auditoria de proyectos.
Se establecieron lassiguientes líneas principales de acción: flujo de materiales de proyectos, libro de obra, conciliación interna de materiales (aprobado), lecciones aprendidas, valoración de horas extras de personal en proyectos (aprobado), costos de compras, costos de importaciones, costos de logística.
PENDIENTE: por definir restantes líneas principales de acción, diagramas de precedencias, responsabilidades y apoyos,cronograma, entregables, formatos, seguimiento, carga laboral, restricciones y consecuencias, presentación ejecutiva, evaluación gerencias, plan de divulgación, plan de actualización, y plan de mejora.



CREACIÓN DE PROYECTOS

El proceso para la creación del proyecto parte desde que el líder envía por mail el acta de inicio interna, dicha acta debe ser aprobada por el Gerente deOperaciones para la creación del proyecto.
Una vez aprobada el acta se procede a revisar la descripción, el alcance y el líder y se le asigna un número consecutivo de proyecto el cual es ingresado en el Sistema www.pilautomation.com.ec
Finalmente se envía mail al líder del proyecto con copia al Gerente de Operaciones y a Control de Documentos indicando que el proyecto se encuentra creado en el cual sedetalla los documentos que nos deben hacer llegar entre los cuales son:

* Flujo de Caja
* Conciliación de Materiales
* Lecciones Aprendidas
* Plan de Calidad
* SSA
* Desmovilización
* Pólizas

CERTIFICACIÓN FACTURACIÓN

DESCRIPCIÓN:

Gestionar todos los documentos para legalización de cobros de proyectos. Actualmente se está trabajando con PAM, REPSOL, SIPEC,ANDES PETROLEUM, ARCH.

PROCESO

Se elabora la Matriz de Facturación, Matriz de Personal y Materiales, Matriz de vuelos de acuerdo a la OTQ que es aprobada; se envía por mail a campo para que los encargados tramiten las firmas respectivas, una vez que los documentos estén con las firmas del Superintendente, Supervisor y Control de Costos nos hacen llegar la documentación con los reportes detodo el personal que trabajo en cada proyecto a oficina para una revisión rigurosa con el fin de no encontrar errores y si este es el caso pedir al líder las correcciones necesarias.
Adicional se revisa la matriz de vuelos con las facturas que sube logística a la red para poder cobrar y se escanea toda la documentación y lo archivamos en carpetas por proyecto.
Finalmente se entrega al DepartamentoFinanciero Contable la documentación para que proceda a facturar y el cliente realice el pago normal por los servicios prestados.

REPORTES PERSONAL CAMPO

El personal entrega el reporte de los días que ha trabajado en campo; el departamento de control de proyectos se encarga de revisar esos días versus la matriz que con anterioridad el líder debió entregar y a su vez nosotros la tenemosescaneada con el fin de verificar que el personal que verdaderamente trabajo en ese proyecto; en este reporte el área de proyectos cuenta los días trabajados y asigna los día de descanso tomando en cuenta como descanso medio día sábado y 1 día por los domingos; con esta información se lleva un registro por número de reporte y se le entrega la documentación al Departamento de Recursos Humanos cada...