informe ejecutivo

LILIA MARGOT MONTEALEGRE MERA
TEMA 10
ACTIVIDAD 11 - Actividades de evaluación
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Actividades de evaluación:
Actividad 11; Realice un informe ejecutivo sobre las procedimientos archivísticos
implementados en la dependencia donde labora, a partir de los conocimientos adquiridos.
Teniendo en cuenta, que en la Cámara de Comercio del Putumayo a la fecha se está dando
inicioa la implementación de Gestion Documental, a continuación presentare un informe
ejecutivo del proyecto de esta implementación.

LILIA MARGOT MONTEALEGRE MERA
TEMA 10
ACTIVIDAD 11 - Actividades de evaluación
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INFORME EJECUTIVO
La Cámara de Comercio del Putumayo, emprende la elaboración del proyecto GESTION DOCUMENTAL, el cual
será un instrumento que posibilitará la adopciónde procesos archivísticos dirigidos a los documentos de la
entidad en las diferentes fases de archivo. Para este fin y siguiendo la metodología presentada por el Archivo
General de la Nación; se iniciara con la recopilación de la información institucional como actos administrativos.
El archivo de las Dependencias posee una utilidad inmediata para la acción administrativa de la Cámara deComercio del Putumayo, por lo que el acceso a la documentación deberá ser especialmente ágil. Al
mismo tiempo, dicho documentación debe estar controlada para evitar que estos puedan extraviarse o
separarse. Con el fin de conseguirlo, el funcionario encargado del archivo de cada Dependencia debe registrar
el movimiento de éstos, dejando constancia del expediente prestado o consultado, el nombre dela persona interesada, su firma, y las fechas de préstamo y devolución. Con el fin de preservar la integridad de
documentos valiosos o bien de aquellos consultados de manera habitual es recomendable librar una fotocopia
de los mismos.
El archivo central recibirá la totalidad de los expedientes en los que se haya dictado actos administrativos;
cuando dichos actos estén en firmes y se hanpracticado por parte de la Administración aquellas actuaciones
que habrán conducido a la total ejecución de sus pronunciamientos. Los documentos de archivo deben
ser tratados por el Coordinador de Gestion Documental. Los documentos de archivo poseen una vigencia
jurídica y administrativa y deberán permanecer en ésta por un máximo de tiempo a partir de su ingreso, salvo
excepciones razonadas.También de las funciones propias de cada fase de archivo, en el archivo central se realizara la asistencia técnica
a los archivos de las Dependencias para su organización y servicio. Al mismo tiempo, desde el archivo central
se ayudará a las Dependencias a preparar las transferencias y se realizaran su colaboración el análisis de
la producción documental, la identificación de las seriesdocumentales, el establecimiento de los
diversos valores de los documentos.
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
El tratamiento archivístico consta de diversas operaciones, tareas y procedimientos:
Identificación, que procede básicamente de las Dependencias, donde constan el órgano productor, con sus
unidades, la función y el tipo documental. Esta identificación básica se completa con un estudio posterior.Clasificación, en series documentales, que es como se han recibido las transferencias de las Dependencias.
Ordenación, que viene dada por las Dependencias.
Descripción, reflejada a través de diversos instrumentos de control y de información.
Instalación, tarea en la que los documentos se colocan en cajas de cartón y se instalan en depósitos.
Valoración de las Series Documentales, procedimientoesencial que consiste en establecer en cada una de
ellas los valores que poseen sus documentos en función de los efectos que causan, de la información que
contienen o de la importancia como fuente primaria para la historia o la ciencia y en el establecimiento de la
prescripción de sus valores.
El responsable del archivo central debe acarrearse de las diversas Dependencias una serie de...