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Páginas: 10 (2499 palabras)
Publicado: 22 de abril de 2010
INTRODUCCIÓN
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y planificación de las empresas e instituciones, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.
Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con loscuales se puede elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.
Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de información de una empresa frecuentemente, con el fin de brindarefectividad en el diseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal, adquisición de tecnologías y otros.
A continuación señalaremos los aspectos que tienen que ver con las técnicas y elementos de ladocumentación de sistema, tales como: funciones de la documentación, técnicas para hallar datos, entre otros
TÉCNICAS DOCUMENTALES
Existe una confusión de término y situación que impide la definición unívoca de la información documental.
Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios,analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc. También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos, servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales, archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, nocorresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.
a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimosalmacenamientos, recuperación y diseminación.” (BORKO, 1968)
b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación y uso.” (TAYLOR, 1966)
c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970)
Para simplificarambigüedades, se limita el concepto de Ciencia de la Información que abarca el conjunto de Técnicas Documentales, al término generalizado de Documentación.
Documentación: En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión.
Campo de la documentación de sistemas: Son aquellos que esporádica o periódicamentetienen necesidad de documentarse con motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente, decisión, etc.
Características de la documentación de sistemas:
• Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores.
• Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a susnecesidades.
• Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente después de su publicación.
• Economía: el coste de la Documentación debe ser mínimo.
NOCIÓN DE DOCUMENTO
Documento proviene del latín documentum, de doceo, es, enseñar. (Escrito con que se prueba, acredita o hace constar alguna cosa). Desde un análisis administrativo se hace...
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y planificación de las empresas e instituciones, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.
Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con loscuales se puede elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.
Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de información de una empresa frecuentemente, con el fin de brindarefectividad en el diseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal, adquisición de tecnologías y otros.
A continuación señalaremos los aspectos que tienen que ver con las técnicas y elementos de ladocumentación de sistema, tales como: funciones de la documentación, técnicas para hallar datos, entre otros
TÉCNICAS DOCUMENTALES
Existe una confusión de término y situación que impide la definición unívoca de la información documental.
Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios,analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc. También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos, servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales, archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, nocorresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.
a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimosalmacenamientos, recuperación y diseminación.” (BORKO, 1968)
b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación y uso.” (TAYLOR, 1966)
c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970)
Para simplificarambigüedades, se limita el concepto de Ciencia de la Información que abarca el conjunto de Técnicas Documentales, al término generalizado de Documentación.
Documentación: En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión.
Campo de la documentación de sistemas: Son aquellos que esporádica o periódicamentetienen necesidad de documentarse con motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente, decisión, etc.
Características de la documentación de sistemas:
• Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores.
• Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a susnecesidades.
• Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente después de su publicación.
• Economía: el coste de la Documentación debe ser mínimo.
NOCIÓN DE DOCUMENTO
Documento proviene del latín documentum, de doceo, es, enseñar. (Escrito con que se prueba, acredita o hace constar alguna cosa). Desde un análisis administrativo se hace...
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