INSTRUCTIVO PARA PROVEEDORES 2014

INSTRUCTIVO PARA PROVEEDORES
Manual de instrucciones para la legalización de órdenes de compra y servicios, recibo de
mercancía, devoluciones, facturación, pagos y contactos.

LEGALIZACIÓN DE ÓRDENES
El proveedor recibe notificación por parte de GECELCA S.A. E.S.P. de que ha sido
seleccionado en un proceso de contratación.
Cuando el proveedor reside en Barranquilla, recibe físicamente lafotocopia de la orden con el sello “fiel copia del original”. Si reside fuera
de esta ciudad, recibe copia de la orden por correo electrónico.
Según la cuantía, la empresa solicita la constitución de garantías
(pólizas), mediante una carta dirigida al proveedor. El tipo de garantía y la
cuantía de las mismas será de acuerdo con la naturaleza y el valor de la
orden.
El proveedor constituye y entrega eloriginal de las garantías (pólizas) junto con el original
o copia del comprobante de pago de la prima.
De acuerdo con la cuantía o el tipo de suministro, la empresa podrá enviar carta de
solicitud de perfeccionamiento de la orden (firma de la orden por parte de proveedor).
Para los contratos y ordenes de servicio que se ejecuten en Termoguajira y GECELCA 3,
el contratista debe cumplir con el Sistemade Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo y
Gestión Ambiental - SG SSTMA.
Una vez cumplidos estos requisitos, el proveedor puede iniciar la prestación del servicio y/o
hacer entrega de los bienes de acuerdo con las condiciones pactadas en la orden.

RECIBO DE MERCANCÍA
El sitio de entrega de la mercancía se encuentra establecido en la orden de compra. El
horario para su recibo en cada lugares:
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Centro Ejecutivo II: De lunes a viernes en el horario de 9:00 am a 11:00 am y de 3:00
pm a 5:00 pm. Dirección: Carrera 55 72-109 Piso 9 Edificio Centro Ejecutivo II.
Almagrario Barranquilla: De lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 12:00 m y de
2:00 pm a 5:00 pm. Los sábados de 8:00 am a 12:00 m. Dirección: Calle 30 Autopista
al Aeropuerto entrada al barrio Manuela Beltrán, Soledad.•

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Almagrario Montería: De lunes a viernes en el horario de 7:30 am a 11:30 m y de 1:30
pm a 5:00 pm. Los sábados de 7:30 am a 11:30 m. Dirección: Km 6 Vía a Mocari
Careté, Antiguo Idema.
Oficina de atención a la comunidad en Puerto Libertador-Córdoba: De lunes a viernes
en el horario 7:30 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 5:00 pm. Dirección: Carrera 9 16-68
barrio Palmira, municipio de PuertoLibertador.
Termoguajira: De lunes a viernes en el horario 8:00 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 4:30
pm. Dirección: Troncal Del Caribe, Corregimiento Mingueo, Municipio de Dibulla,
Guajira, Km 7 Vía a Mingueo a 75 km de Riohacha y 90 km de Santa Marta.

No se debe entregar la mercancía en sitios o a personas NO autorizadas.
Para la entrega de mercancía deben anexar los siguientes documentos:
Antes deldespacho, enviar los siguientes documentos cuando apliquen, a los siguientes
correos electrónicos: Enrique Gutiérrez, Analista de Almacén Termoguajira, al correo:
egutierrez@gecelca.com.co o a Jorge Silva, Analista de Servicios Generales en
Barranquilla, al correo: jsilva@gecelca.com.co:
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Certificados del producto (cuando aplique).
Ficha técnica del producto (cuando aplique).
Hojas deSeguridad (cuando aplique).
Certificado RETIE y RETILAP para productos eléctricos y de iluminación.
Declaración de Importación para todos los productos importados

Con el despacho:
• Copia de la orden de compra.
• Remisión original y copia.
La mercancía debe entregarse cumpliendo con la fecha pactada en la orden de compra, en
caso de que el proveedor no pueda entregarla ese día, debe enviar unasolicitud de
prórroga justificando los motivos; si no presenta dicha solicitud e incumple el plazo, se
evaluará negativamente su desempeño y se aplicarán las sanciones correspondientes.

DEVOLUCIONES
El proveedor debe entregar la mercancía de acuerdo con las especificaciones y
requerimientos pactados en la orden de compra, en caso contrario, GECELCA procederá a
efectuar la devolución.
La conformidad...