Instructivo Para Toma De Inventarios

I.-INTRODUCCION
Uno de los principales rubros de la empresa son los Activos Fijos, por lo que su buen uso es responsabilidad de todos y el control, ubicación y salvaguarda de los mismos es una necesidad de primer orden de la organización, por lo que se debe partir de saber: Qué tenemos? Dónde? Etc., para ello se está planificando una toma general de inventarios de Activos Fijos dentro de laempresa, que deberá contar con el apoyo decidido de todo el personal, coordinado por los respectivos jefes de cada área funcional.
Por lo anterior, se somete a la consideración de la Presidencia, el presente documento con el que se pretende constituir un instructivo para regular la toma física del inventario general de los Activos Físicos de Farmex, con el objetivo principal de conocer y controlartodos los medios existentes en la empresa independientemente de su condición.
El desarrollo de la actividad está encaminado al fortalecimiento del sistema de administración y control de los bienes en todas sus dependencias, para tales fines ha considerado potenciar al máximo, los recursos existentes, y si es posible de futuro desarrollar un sistema informático para el control y manejo de losACTIVOS FIJOS de la Empresa.
II.-CONCEPTO
LA unidad de activo fijo comprende actividades relativas a las ALTAS, BAJAS y CAMBIOS de bienes muebles e inmuebles que se realizan a nivel de las áreas funcionales y que ameritan ser controladas cuantitativamente para su registro, su salvaguarda, su control físico y su control financiero.
Esta responsabilidad le compete a la dirección Administrativa encoordinación con la dirección Financiera y supervisada por la instancia de Contraloría, un delegado de Administración y uno de Contabilidad, serán los ejecutores y responsables de la verificación de la toma física de inventarios, realizada por cada área funcional y procederán a la codificación de cada medio, así como su cedulación. El cumplimiento de las fechas estipuladas en los planes de trabajode cada área funcional que hará el levante de ese inventario, permitirá finalizar dicha acción en tiempo y forma.

III.-OBJETIVO GENERAL
Mantener y administrar una base de datos con la información de los bienes existentes a nivel de cada área funcional, en los bienes muebles e inmuebles que permita controlar el movimiento y estado del activo fijo propiedad de la Empresa y que se encuentra encustodia de las diferentes áreas que conforman la Empresa.

III.1-OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.-Facilitar la captura e integración que será útil para la base de informática los movimientos del activo fijo: ALTAS, BAJAS y CAMBIOS que se informa de manera mensual, a la contabilidad centralizada.
2.-Permitir el control adecuado y permanente en el resguardo de los bienes que se encuentran asignados a lasdiferentes áreas de la empresa.
3.-Generar la información necesaria estadística, periódica y contable por cada área y haciendo al mismo tiempo un consolidado a nivel de la empresa, que permita conocer a la dependencia de control financiero–contable de empresa la oportuna y adecuada conciliación de las cifras del activo fijo.
4.-Se consideran todos los ítems u objetivos a inventariar, lo queamerita tener para cada uno su hoja de datos de dicha toma física.

IV.-AREAS QUE INTERVIENEN
En el registro, en el control y en la administración del activo fijo, intervienen:
Todas las áreas funcionales de la empresa, las dependencias u oficinas en sí, con sus diferentes activos fijos y sus características.
Estos serán los sujetos que generaran e informaran los movimientos de los procesosdel activo fijo (ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS) al efectuar adquisiciones de bienes y/o descartes de los mismos por haber llegado al total de su vida útil o cualquier otro criterio que cumpla con las normas vigentes.

IV.1.-LA DIRECCION FINANCIERA
Es la autoridad de la empresa que dictamina sobre los aspectos normativos y políticas que comprenden la administración, registro y control del ACTIVO...