Intervención Documental

ANALISIS DE LA VISITA A LOS ARCHIVOS DEL BATALLON PICHINCHA

El batallón pichincha tiene sus archivos divididos debido a su complejidad organizativa, estos archivos son seis, en los cuales labora personal sino con la más amplia gama de posibilidades, si, con gran entusiasmo y compromiso. El batallón, como otras muchas entidades hace generación de pocos recursos para esta actividad pero vuelvo yrepito, el personal pone su empeño y valor agregado para mejorar este tipo de labor que además de ardua es dispendiosa.

De los seis fondos acumulados que visitamos, me atreveré a calificar por niveles, siendo el nivel uno, el archivo en más mal estado y el nivel cuatro, el archivo más organizado.

Bajo esta serie de conclusiones tenemos en el nivel 1 la mitad del archivo (por decirlo dealguna manera) del hospital, pues este está dividido en dos partes; una de ellas es un verdadero ejemplo de fondo acumulado (ver fig. 1) aquí están los archivos del 2004, 2005, y 2006. No están debidamente diferenciados el sitio de trabajo o recepción, y el lugar de archivación, no operan bajo ninguna norma archivística. Ejemplos como archivos en el suelo a expensa de deterioro, falta absoluta deestanterías, poco espacio, no se tiene predisposición del mismo para la entrada de nuevos documentos, Falta de foliación, obvia falta de tabla de retención etc., son los signos de un palpable necesidad de intervención. Los documentos de esta área están seleccionados en carpetas.

En la segunda parte de este archivo, encontramos igualmente fondo acumulado puesto en el suelo sin ningún tipo deprotección (ver fig. 2); pero a diferencia de la primera parte de este archivo si encontramos estanterías, aunque estas no tienen las dimensiones adecuadas, y yendo contra la norma ponen archivos en la parte superior (ver fig. 3), ni manejan las normas del acuerdo 049 con respecto a espacio, la luz etc. Pero este archivo a diferencia del archivo anterior esta seleccionado, se sabe que manejan lasfacturas y las cuentas fiscales, manejan una especie de archivo central dividido en tres partes para la fácil ubicación de los mismos, los documentos están organizados en carpetas y estas en cajas ax 200. Los documentos que manejan son los archivos del 2007, 2008 y parte de los archivos del 2009, lo que nos indica una organización a la inversa. En este fondo no existe foliación, solo clasificacióny se maneja un organigrama basado en dependencias, secciones y oficinas.

En el nivel dos tenemos dos archivos: el archivo del liceo y el archivo de documentos contables.
El primero, era antes un fondo acumulado que por intervención de los estudiantes de administración archivística del año 2011 ahora está en proceso organizativo (ver fig. 4), el espacio aunque pequeño y sin predisposiciónpara el aumento de documentación esta aseado y bien ventilado. También es verdad que las estanterías no tienen las dimensiones de norma (ver fig. 5), pero los documentos en ellas reposados están en orden y sus soportes documentales están debidamente marcados (ver fig. 6), además por parte del SENA hubo un valor agregado implementando carpetas plastificadas como soporte documental para mayorprotección (ver fig. 7).Los documentos en esta área si están foliados, pero todavía hace falta documentos para aplicarle este proceso.
Otro punto es la no implementación de la tabla de retención documental debido a problemas de normalización surgidos en el año 2011, esto genero un retraso que todavía es visible. No posee organigrama, soportes de archivo ni sistematización de documentos.

Elsegundo archivo sigue siendo un espacio pequeño para el almacenamiento y organización de documentos, no cumpliendo con las especificaciones de ley en cuanto a manejo de luz, ventilación, señalización y atención desastres, así como los espacios de archivo y manejo de documentación no están debidamente diferenciados y tienen archivo de gestión puesto en el piso, pues tienen muchos documentos...